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Besuchende empfangen

Bei Besuchenden handelt es sich - im Gegensatz zum Publikumsverkehr - um Personen, mit denen ein Termin vereinbart wurde. Kommen die Besuchenden zu einem Seelsorgegespräch (z.B. Sakramentenvorbereitung, Trauerfall) werden keine Getränke oder sonstige Verpflegung angeboten. Kommen jedoch sonstige Besuchende (dienstlich, ehrenamtlich oder privat) mit längerer Anreise oder handelt es sich um einen längeren Termin, werden in der Regel Kaffee, Tee und Erfrischungsgetränke angeboten.

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Kalender prüfen

Morgens im Kalender nachsehen, welche Besuchenden im Laufe des Tages erwartet werden.

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

klären, ob Vorbereitungen zu treffen sind

Mit dem Pfarrer oder sonstigen zuständigen Personen klären, ob etwas vorzubereiten ist und ob Getränke angeboten werden sollen

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Raum prüfen

Im Belegungsplan nachsehen, ob der Raum zur Verfügung steht; u.U. prüfen, ob der Raum geheizt, belüftet oder aufgeräumt werden muss.

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Arbeitsunterbrechung

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Besucher empfangen

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

u.U. Auskunft geben, wo sich Garderobe und Toilette befinden

auf Anfrage

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Besuchende in den Besprechungsraum führen

u.U. im Wartebereich warten lassen, falls Besprechungsraum noch nicht frei ist (bei mehreren Terminen nacheinander)

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

u.U. nach Getränkewunsch fragen

Wenn Bewirtung angeboten werden soll, nach Getränkewunsch fragen.

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Person informieren, die den oder die Besuchenden erwartet

Dieser Arbeitsschritt entfällt, wenn der oder die Besuchende direkt zu der Person, die ihn oder sie erwartet, geführt werden.

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Getränke bereitstellen

Falls gewünscht, Kaffee und/oder Tee kochen und Getränke bereitstellen.
Dafür Kaffee, Tee und Getränke vorrätig haben.

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Arbeitsunterbrechung

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/in

Geschirr wegräumen, Raum lüften, Heizung herunterdrehen

bei Bedarf

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kontaktbüro, Büro am Sitz des Leiters
Zielgruppen des Themas sind: Büro - Ansprechperson, Büro - Pfarrsekretariat, Büro - Sekretariat des Leiters
Dieser Eintrag wurde am 11.03.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.