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Elektronischen Kalender führen

Die Kalenderführung ist eine der wichtigsten Säulen bei der Organisation eines Pfarrbüros.Messen, Messintentionen, Veranstaltungen, Termine, Abwesenheiten (z.B. Urlaub) und Raumbelegung sind Beispiele der im Kalender geführten Planung. Gleichzeitig ist der Kalender aber auch Dokumentation und Information für weitere Bearbeitung (z.B. für Pfarrnachrichten).

Sekretariat des Leiters

Kalender öffnen

Sekretariat des Leiters

Termine des Tages prüfen

Wer muss an was erinnert werden?
Gibt es Terminüberschneidungen oder Engpässe?

Sekretariat des Leiters

Termine der nächsten ein bis zwei Wochen prüfen

Muss für die kommenden Termine noch etwas erledigt oder vorbereitet werden?

Sekretariat des Leiters

notwendige Schritte veranlassen

z.B. per Mail erinnern

Sekretariat des Leiters

Termine entgegennehmen und eintragen

Hierfür gibt es eine gesonderte Arbeitsablaufbeschreibung.

Sekretariat des Leiters

Termine planen und eintragen

Hierfür gibt es eine gesonderte Arbeitsablaufbeschreibung.
Einladungsfunktion/“Besprechung planen“ nutzen!

Sekretariat des Leiters

abgesagte Termine löschen oder verschieben

Sekretariat des Leiters

am abgesagten Termin beteiligte Personen informieren

Bei Terminen oder Besprechungen, die mit der Einladungsfunktion/“Besprechung planen“ in den Kalender aufgenommen wurden, wird für die Benachrichtigung der beteiligten Personen eine automatische Mail erzeugt.

Sekretariat des Leiters

Termine aus dem Kalender für Listen o.ä. übernehmen

z.B. für Publikandum erstellen, Pfarrnachrichten erstellen, Dienstpläne erstellen usw.
Exportmöglichkeiten des elektronischen Kalenders nutzen!

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Terminkalender
Zielgruppen des Themas sind: Büro - Sekretariat des Leiters
Dieser Eintrag wurde am 15.07.2016 von Nadine Küpke bearbeitet.