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Finanzausschusssitzung nachbereiten mit digitalem Sitzungsbuch

Für die Ausführung der Finanzausschussbeschlüsse sorgt die/der ADM im Auftrag des Pfarrers oder die Verwaltungsleitung. In der Regel erlangt ein Beschluss des Finanzausschusses erst dann Geltung, wenn ihn alle Kirchenvorstände durch jeweiligen Beschluss umgesetzt haben. Hierfür sorgen die jeweiligen KV-Geschäftsführer. Teil der Nachbereitung durch den ADM/VL ist daher die Weitergabe der Auszüge aus dem Sitzungsbuch sowie das Nachhalten der Umsetzung der Beschlüsse. Dazu berichtet die/der ADM/VL regelmäßig an den Pfarrer, der ggf. Arbeiten veranlasst. Da der Finanzausschuss kein Organ einer öffentlichen Körperschaft ist, gelten hier nicht die Vorgaben für den Kirchenvorstand. Im Folgenden wird ein an den KV angelehntes, aber vereinfachtes Vorgehen beschrieben.

KV-Schriftführung

Auszüge aus dem Sitzungsbuch erstellen

geschieht bei der elektronischen Niederschrift automatisch

KV-Schriftführung

Auszüge ausdrucken

zweifach (einmal zum Abheften und Original zum Versenden an die jeweils an der Umsetzung beteiligten)

Pfarrer

Auszüge unterschreiben

Pfarrer

Unterlagen der Sitzung dem ADM/VL zur weiteren Bearbeitung übergeben

ADM/VL

Unterlagen auf weitere Arbeitsschritte prüfen

ADM/VL

Auszüge als Arbeitsaufträge für die entsprechenden Stellen vorbereiten und dem Pfarrer vorlegen

Pfarrer

Arbeitsaufträge zur Kenntnis nehmen

Pfarrer

Arbeitsaufträge unterzeichnen

Pfarrer

Arbeitsaufträge zur Verteilung an das Sekretariat übergeben

Ergebnisse des Finanzausschusses, die durch alle Kirchenvorstände per Beschluss in Kraft gesetzt werden müssen, können als Datei aus dem digitalen Sitzungsbuch für das jeweilige Gremium übernommen werden.

Sekretariat des LeitersADM/VL

Niederschrift abheften

Wird der Ordner „Niederschriften“ abgeschlossen, sollte der Inhalt gebunden werden.

ADM/VL

Auf Antworten auf Arbeitsaufträge warten

ADM/VL

Antworten gehen über die Post im Sekretariat am Sitz der Leitung beim ADM/VL ein

ADM/VL

Antwort inhaltlich prüfen

ADM/VL

Im Rahmen der regelmäßigen Absprache Pfarrer über Stand der Arbeitsaufträge und Antworten informieren

ADM/VL

Ggf. veranlassen, dass die Antworten an die entsprechenden Personen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden

ADM/VL

Ggf. an Bearbeitung eines Auftrags erinnern

ADM/VL

Ggf. Thema zum Bericht oder zur erneuten Beratung im Finanzausschuss anmelden

Das Dokument zum bereits beratenen Tagesordnungspunkt der vergangenen Sitzung kann aus der elektronischen Niederschrift herausgenommen und zur erneuten Beratung vorgelegt werden.

ADM/VL

Bearbeitete Unterlagen zur Ablage in der Pfarrregistratur an das Sekretariat der Leitung übergeben

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenvorstand - Arbeitsweise, Finanzausschuss
Zielgruppen des Themas sind: Kirchenvorstand - Geschäftsführung, Leiter des Pastoralen Raumes
Dieser Eintrag wurde am 14.02.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.