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Tagesordnung erstellen und zur Finanzausschusssitzung einladen

Der Pfarrer beruft den Finanzausschuss ein, so oft es zur ordnungsgemäßen Erledigung der Geschäfte erforderlich ist. Zur Vorbereitung der Sitzung empfielt es sich, Tagungsordnungspunkte auszuarbeiten, die Einladung zu erstellen und die Niederschrift vorzubereiten. Bei diesen Arbeiten unterstützt die/der ADM/VL des Gemeindeverbandes den Pfarrer.

ADM/VL

Sitzungspunkte für Beratung und die dazugehörigen Unterlagen für den Finanzausschuss entgegennehmen und sichten

ADM/VL

Weitere Tagesordnungspunkte erfragen

beim Pfarrer, bei KV-Geschäftsführern, bei den Pfarrsekretärinnen und beim Gemeindeverband weitere Tagesordnungspunkte erfragen

ADM/VL

Sitzungsvorlagen für die Tagesordnungspunkte erstellen (beginnen)

ADM/VL

Rückfragen stellen und fehlende Angaben recherchieren

Durch Rückfragen und Recherchen werden die Sitzungspunkte vervollständigt.

ADM/VL

Weitere Informationen und Unterlagen entgegennehmen, Beschlussvorschläge der Gemeindeverbände entgegennehmen

ADM/VL

Vorlagen fertig stellen

Weiter Informationen und Unterlagen werden in die Vorlagen eingearbeitet. Die Vorlagen werden fertig gestellt und für die Einladung zum Finanzausschuss bereitgestellt.

ADM/VL

Einladungsvorschlag zur Finanzausschusssitzung erstellen anhand der Programmierung

Die Vorlagen werden als Tagesordnungspunkte in die Einladung zum Finanzausschuss übernommen.

PfarrerADM/VL

Einladung zum Finanzausschuss einschließlich der Sitzungsvorlagen abstimmen

Pfarrsekretär/inADM/VL

Einladung zum Finanzausschuss fertig stellen

Pfarrsekretär/inADM/VL

Einladung zum Finanzausschuss einschließlich der Sitzungsvorlagen ausdrucken

Pfarrer

Einladung zum Finanzausschuss unterschreiben

Pfarrer

Einladung zum Finanzausschuss mit den Vorlagen als Anhang zum Versand an das Pfarrbüro übergeben

Anders als der Kirchenvorstand ist der Finanzausschuss nicht durch staatliche Verwaltungsgesetze geregelt. Eine fristgerechte und der Schriftform entsprechende Einladung ist daher nicht notwendig, für die Zusammenarbeit im Gremium aber in jedem Falle angemessen.
Nach Abstimmung mit allen Gremienmitgliedern ist eine Einladung per E-Mail möglich. Dabei ist der Datenschutz zu beachten: Anlagen mit vertraulichen oder sensiblen Informationen sind nicht per E-Mail zu versenden.

ADM/VL

Niederschrift der nächsten Finanzausschusssitzung vorbereiten

Pfarrsekretär/inADM/VL

Vorbereitete Niederschrift dem Protokollführer zur Verfügung stellen

Die Niederschrift wird dem Protokollanten in Papierform, auf Daten-Stick oder auf dem Laptop, der für das Protokollieren verwendet wird, zur Verfügung gestellt.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Finanzausschuss
Zielgruppen des Themas sind: Leiter des Pastoralen Raumes
Dieser Eintrag wurde am 28.01.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.