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Aufgaben für den Kirchenvorstand zum Jahreswechsel

Zum Ende des Jahres hat der Kirchenvorstand regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Dieses Dokument enthält eine Auswahl von Aufgaben des Kirchenvorstands und eine Auswahl von ausformulierten Beschlussvorschlägen für die Kirchenvorstandssitzung.

Eine Auswahl von Aufgaben

  1. Gemeindeaktivitäten sollten bereits zum Jahresende in den Blick genommen werden. Hierbei sind die Termine für Firmung, Visitation und Kommunion zu berücksichtigen und mit dem federführenden Pfarrgemeinderat oder Gesamtpfarrgemeinderat abzustimmen.

  2. Je nach Größe einer Kirchengemeinde und dem Spektrum der Aufgaben empfiehlt es sich, schon am Jahresende monatliche Sitzungstermine zu vereinbaren. Ist zu einem Termin kein Sachverhalt zu beraten, kann der Termin kurzfristig abgesagt werden.

  3. Schreiben Sie die Aufgabenliste für Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie Investitionen fort.

  4. Buchführung

    1. Kassen oder Bücher, die in der Verantwortung der Kirchengemeinde geführt werden, sind jährlich zu prüfen. Hierzu kann neben der Barkasse im Pfarrbüro und dem Treuhandbuch des Kirchenvorstandes z. B. auch das Kassenbuch des Kirchenchors gehören, wenn dieser nicht als eigener Verein eingerichtet ist. Es empfiehlt sich, dafür aus dem Kirchenvorstand Kassenprüfer zu wählen.

    2. Holen Sie Saldenbestätigungen der einzelnen Banken zum Jahresende ein, damit der Kirchenvorstand (und der zuständige Geistliche) ein vollständiges Bild der finanziellen Verhältnisse der Gemeinde hat.

    3. Wichtig ist, dass für jede Buchung ein Beleg vorhanden ist (auch für Sparbücher sind Auszahlungs- und Einzahlungsbelegen aufzubewahren. Vorschlag: Anlegen eines Ordners mit je einem Registerblatt je Sparbuch sowie lückenlose Ablage der Buchungsbelege).

    4. Sofern der Kirchenchor (oder die Caritas, kfd etc.) im Rahmen der Jahreshauptversammlung eigene Kassenprüfungen durchführt, kann der Kirchenvorstand von eigenen Prüfungen absehen. Er sollte sich in diesen Fällen Kopien der Kassenprüfungsprotokolle zu den Jahresabschlussunterlagen nehmen.

    5. Nach Beendigung der Jahresabschlussarbeiten sollten die Mitglieder des Kirchenvorstandes über die Rücklagen- und Kostenentwicklung (Personal, Energie etc.) informiert werden. Je nach Größe und Erfordernis der Kirchengemeinde kann sich eine Aufgliederung nach Kostenstellen (wie z. B. Pfarrheim, Sozialfonds, Bücherei, etc.) empfehlen.

    6. Die vom Pfarrer allein zu verwaltenden Geldmittel dürfen den Betrag von 3,00 € pro Gemeindemitglied, höchstens 15.000,00 € nicht überschreiten. Darüber hinausgehende Beträge sind am Ende des Jahres in das Treuhandbuch des Kirchenvorstandes überzuleiten (s. o. Saldenbestätigung).

    7. Hat die Kirchengemeinde eine Bücherei (KÖB)

      • deren Kassenführung nicht durch den Gemeindeverband erfolgt, ist die Kasse zu prüfen und die Büchereileitung zu entlasten

      • beschließt der KV die Finanzmittel für Medien- und ggf. Technik-Neukauf durch die Bücherei

      • beauftragt der KV die Büchereileitung mit der Antragstellung auf einen Diözesanzuschuss (formlos an: IRUM, Büchereifachstelle, Am Stadelhof 10, 33098 Paderborn)

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Dieser Eintrag wurde am 16.12.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.