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Digitale Rechnungseingabe bei Abrechnung von Baumaßnahme

Baugerüst Dom EGV, 2014admin Aufgrund einer Verfügung des Generalvikars mussten bisher alle Baurechnungen schriftlich eingereicht werden. Dies ist heute überholt, da Rechnungen digital eingehen und beliebig oft ausgedruckt werden können.

In den Gremien des Erzbischöflichen Generalvikariats wurde daher eine Neufassung der Vorgaben zur Einreichung von Rechnungen beraten. Das Ergebnis ist folgendes:

Rechnungen für durchgeführte Bauleistungen können bei der Abrechnung von Baumaßnahmen der Kirchengemeinden digital eingereicht werden. Die Verfügung des Generalvikars 6/3966/81 vom 23.4.1982 ist aufgehoben.

Dazu ist folgendes Verfahren einzuhalten:

  • Es wird ein Ordner Rechnungen im Abrechnungsordner (Viadesk/wir.desk) hinzugefügt, auf Unterordner je Gewerk wird verzichtet.
  • Die Rechnungen werden in diesen Ordner nach der Gewerkenummer gleich dem Durchführungsplan              
  • Die Rechnungen müssen wie folgt bezeichnet werden:
    Gewerkenummer, Firma, Datum, Art der Rechnung, Rechnungsnummer

               Beispiel: 330_Fa.-Mayer_20230727_SR_123456              (Schlussrechnung)

                                                                              _AR               (Abschlagsrechnung)

                                                                              _ER               (Einzelrechnung)           

  • Rechnungen werden ohne Wiegekarten und Aufmaße, aber mit Stundenzetteln einreicht
  • Bei einer prüfbaren Schlussrechnung werden die Abschlagsrechnungen nicht mit eingereicht
  • Es können nur PDF-Dateien eingereicht werden
  • Rechnungen sind in Farbe einzuscannen (sofern sie vom AN in Farbe zugeleitet wurden)
  • Die Gemeindeverbände sorgen für eine gesetzeskonforme Archivierung der digitalen / digitalisierten Rechnungen
  • Die Gemeindeverbände stellen sicher, dass jede Rechnung nur einmal eingereicht wird.
  • Es ist weiterhin möglich, ausgedruckte Rechnungen einzureichen.
  • Abrechnungen einer Baumaßnahme werden entweder ausschließlich digital oder ausschließlich in Papierform eingereicht.

Die Freigabe des Verfahrens durch das EGV gilt mit Wirkung vom 1.4.2024.

Jeder Gemeindeverband kann den Zeitpunkt zur digitalen Eingabe selbst bestimmen.

Dieser Prozess ist für alle Gemeindeverbände verbindlich.

 

Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Leitung Team Baufinanzierung Kirchengemeinden, Ansprechperson Baufinanzierung KG (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 19.04.2024 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

Ansprechpersonen

Johannes Otten

Ansprechperson Baufinanzierung KG (Erzbischöfliches Generalvikariat)
05251 125-1221

Zuständig für:

Dekanat Hellweg, Dekanat Herford-Minden, Dekanat Hochsauerland-Mitte, Dekanat Paderborn, Dekanat Südsauerland, Dekanat Unna

Jörg Barisch

Ansprechperson Baufinanzierung KG (Erzbischöfliches Generalvikariat)
05251 125-1744

Zuständig für:

Dekanat Bielefeld-Lippe, Dekanat Büren-Delbrück, Dekanat Dortmund, Dekanat Hochsauerland-Ost, Dekanat Märkisches Sauerland, Dekanat Siegen

Marina Loke

Ansprechperson Baufinanzierung KG (Erzbischöfliches Generalvikariat)
05251 125-1501

Zuständig für:

Dekanat Emschertal, Dekanat Hagen-Witten, Dekanat Hochsauerland-West, Dekanat Höxter, Dekanat Lippstadt-Rüthen, Dekanat Rietberg-Wiedenbrück, Dekanat Waldeck

Mareike Willeke

Ansprechperson Baufinanzierung KG (Erzbischöfliches Generalvikariat)
05251 125-1256

Zuständig für:

Dekanat Hellweg, Dekanat Herford-Minden, Dekanat Hochsauerland-Mitte, Dekanat Paderborn, Dekanat Südsauerland, Dekanat Unna

Niklas Zumdick

Ansprechperson Baufinanzierung KG (Erzbischöfliches Generalvikariat)
05251 125-1342

Zuständig für:

Dekanat Bielefeld-Lippe, Dekanat Büren-Delbrück, Dekanat Dortmund, Dekanat Hochsauerland-Ost, Dekanat Märkisches Sauerland, Dekanat Siegen