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Vereinbarung über Kalenderführung treffen

Bei größer werdenden Verwaltungseinheiten (Pastoralverbund, Pastoraler Raum) wird es immer wichtiger, Termine zu koordinieren. Je größer und komplexer eine Verwaltungseinheit ist, umso wichtiger ist eine zentrale Stelle für die Koordination und Überwachung der Termine. Unabhängig davon, ob der Kalender in Papierform oder elektronisch geführt wird, ob es einen (teilweise) gemeinsamen oder mehrere individuelle Kalender gibt, muss sichergestellt sein, dass die Terminplanung funktioniert. Daher ist es notwendig, eine konkrete Vereinbarung über Kalenderführung zu treffen, die für alle Mitarbeitenden des Pastoral- und Verwaltungsbereichs verbindlich ist.

PfarrerPastoralteam

Zuständigkeiten festlegen

Eine Kalenderführung und –überwachung für mehre Personen (Pastoralteam, Verwaltung) setzt voraus, dass Zuständigkeiten geregelt sind und diese der kalenderführenden Person bekannt sind.

PfarrerPastoralteam

Vertretungsregelung vereinbaren

Bei Ausfall oder Störungen muss der kalenderführenden Person bekannt sein, wer vertretungsweise einen Termin übernehmen kann.

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Praxis der bisherigen Kalenderführung überprüfen

Was hat sich an der bisherigen Form der Kalenderführung bewährt?
Welche neuen Herausforderungen entstehen durch die Neustrukturierung, die sich auf die Kalenderführung auswirken?
Welche Arbeitsvereinfachung / Zeitersparnis soll durch eine geänderte Kalenderführung und –überwachung erreicht werden?

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Kalenderführung im Blick auf die Zusammenarbeit neu festlegen

Checkliste zur Kalenderführung

Pfarrer

Verantwortlichkeit für Kalenderführung und -überwachung festlegen

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Kompetenzen für Kalenderführung vereinbaren und definieren

Welche Kompetenzen soll die kalenderführende Person (Sekretariat am Sitz der Leitung) erhalten? z.B.
langfristige Termine des Pastoralteams nur eintragen
kurzfristige Termine (Beerdigung) mit oder ohne Rücksprache annehmen
Bei Problemen/Ausfall:Termin absagen, verschieben, Vertretung organisieren

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Schnittstellen für Kalenderführung definieren

Wann und wie werden langfristige/regelmäßige Termine in den Kalender übernommen?
Wer nimmt außergewöhnliche/ kurzfristige Termine an? Wie kommen sie in den Kalender?
Wer teilt wem Terminvereinbarungen mit?
Wer teilt wem Terminabsagen oder –verschiebungen mit?
Anwesenheits-/Abwesenheitszeiten festlegen und bekannt geben

Sekretariat des Leiters

Telefon- und/oder E-Mail-Liste aller beteiligten Personen erstellen

Für Terminvereinbarungen, -absprachen, -änderungen müssen die beteiligten Personen gut und sicher erreichbar sein.

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Vereinbarungen umsetzten

Für einen vereinbarten Zeitraum (1 bis 3 Monate) wird die vereinbarte Form der Kalenderführung erprobt.

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Qualitätsüberprüfung durchführen

Klappen Terminvereinbarungen?
Sind immer alle beteiligten Personen informiert?
Werden Verschiebungen/Änderungen rechtzeitig kommuniziert?

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Überprüfen, ob neue Kalenderführung die Zusammenarbeit vereinfacht

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Überprüfen, ob neue Kalenderführung die Arbeit im Pfarrbüro vereinfacht und Zeit einspart

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Kalenderführung optimieren

Wenn nötig, Absprachen ändern, neu treffen

Sekretariat des Leiters

Kalenderführung mit allen notwendigen Informationen (Telefonliste usw.) beschreiben

Sekretariat des Leiters

Beschreibung der Kalenderführung und der Telefon-/E-Mail-Listen ausdrucken

Sekretariat des Leiters

Beschreibung und Listen an für alle zugänglicher Stelle aufbewahren

Pfarrer

neue Form der Kalenderführung als verbindlich festlegen

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pastoraler Raum, Terminkalender
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Zielgruppen des Themas sind: Leiter des Pastoralen Raumes, Büro - Sekretariat des Leiters, Pastoralteam
Dieser Eintrag wurde am 25.02.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.

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