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Häufige Fragen zum Prozess der Einführung der Verwaltungsleitung

Zum Vergabe- und Besetzungsprozess

Die Frist 31. Mai eines Jahres ist knapp – was passiert, wenn wir uns erst später für die VL-Einführung melden?

In diesem Fall gilt die Meldung erst für den nachfolgenden Einführungsjahrgang. Die Willenserklärung des Pastoralen Raums für die Einführung einer Verwaltungsleitung kann immer bis zum 31. Mai für das Folgejahr beim zuständigen Gemeindeverband abgegeben werden. Wenn der 31.05. für Sie zu kurzfristig ist, können Sie Ihre Willenserklärung auch danach abgeben. Bitte beachten Sie aber in diesem Fall, dass Ihre Meldung dann automatisch für das Folgejahr gilt, also z.B. eine Bewerbung im September 2021 wäre pünktlich für die Frist im Mai 2022 für die Einführung in 2023.

Hintergrund für diese Frist:
Das Personalbesetzungsverfahren unter Berücksichtigung von üblichen Kündigungsfristen erfordert einen solch deutlichen Vorlauf.

Wir sind noch kein Pastoraler Raum – können wir trotzdem eine VL bekommen?

Nein. Da die neue Rolle VL auf Ebene des Pastoralen Raums Arbeitsfähigkeit braucht, muss diese Ebene zum Start der VL etabliert sein. Dies ist der Fall, wenn entweder ein Errichtungsdekret als Pastoraler Raum oder eine abgeschlossene Pastoralvereinbarung (bei den sogenannten „Vorstufen“) vorliegt. Pastorale Räume, die erst in der Zukunft entstehen, werden bis dahin weiter mit ADM unterstützt. Antworten und Beratung zu Fragen rund um Errichtung von Pastoralen Räumen bietet im Generalvikariat die Hauptabteilung Pastorale Dienste (T. Klöter, stellvertretender Hauptabteilungsleiter).

Wird bei der Besetzung der KV beteiligt?

Ja. Es ist vorgesehen, dass der Pfarrer von einem Kirchenvorstand in das Personalauswahlgespräch begleitet werden kann. In der Willenserklärung für die Verwaltungsleitung gibt es den entsprechenden Passus, der gemeinsam von allen Beteiligten mit dem Gesamtdokument unterzeichnet wird.

Kann der Kirchenvorstand einer Kirchengemeinde im Pastoralen Raum die Einführung für eine Verwaltungsleitung verhindern?

Nein. Sofern es sich um eine deutliche Minderheit im größeren Pastoralverbund handelt, wird das Verfahren dadurch allein nicht gebremst. Ziel des Verfahrens und gleichermaßen Erfolgsvoraussetzung für die gelingende Einführung ist ein weitreichendes Einvernehmen aller Beteiligten. Bei Unstimmigkeiten steht zuerst die Klärung im Vordergrund.

Wie wird die Einführung der neuen Rolle durch das EGV oder den Gemeindeverband unterstützt?

Hier finden Sie eine Prozessdarstellung.
In den ersten sechs Monaten, der Einführungsphase, gibt es regelmäßige Kommunikationstreffen zwischen dem Leiter des Pastoralen Raums, der Verwaltungsleitung und der Einführungsbegleitung aus dem EGV. Aus dem Gemeindeverband bekommt die Fachbereichsleitung VL alle Protokolle dieser Reflektionstermine und führt ihrerseits die Einarbeitung im Kontakt zum Gemeindeverband. Zusätzlich werden je nach Bedarf verschiedene Workshopformate angeboten, z. B. Infoveranstaltungen oder Beratung zur Befugnisdelegation bei KV und Pfarrer.

Zur praktischen Umsetzung

Können wir Aufgaben aus der Stellenbeschreibung der Verwaltungsleitung streichen?

Nein. Die Stellenbeschreibung ist ein bistumseinheitlicher Standard. Innerhalb dieses Rahmens gibt es einige Gestaltungsspielräume, in denen der Pastorale Raum gefragt ist, wie das Konzept VL „gelebt wird“. Wichtig ist, dass Sie im Pastoralen Raum diskutieren, inwiefern Sie die Stellenbeschreibung als Standard akzeptieren können und in Ihrem Pastoralen Raum umsetzen möchten, bevor Sie sich für die Einführung einer VL melden.

Darf ich als Kirchenvorstand noch mit unseren Angestellten sprechen?

Ja. Sie führen mit der VL eine neue Führungskraft im Pastoralen Raum ein. Gut ist, wenn Sie sich aktiv mit den dadurch angestoßenen Veränderungen auseinandersetzen. Andererseits wird eine VL nicht alle bewährten Abläufe von heute auf morgen auf den Kopf stellen. Gerade wenn es viele Angestellte im Pastoralen Raum gibt, zeigt es sich in der bisherigen Praxis als sinnvoll an, dass Absprachen weiter direkt zwischen lokalen Kirchenvorstand und Mitarbeiter/in stattfinden. Wichtig ist, dass Sie gemeinsam einen pragmatischen Weg finden, wie die VL ihre Rolle als Führungskraft wirksam ausüben kann.

Dieser Abstimmungsprozess wird im Rahmen der sechsmonatigen Einführungsbegleitung fortlaufend reflektiert.
(s. auch Frage nach Unterstützung bei der Einführung)

Wird durch die VL-Einführung die Rolle der „Sekretär/in der Leitung“ wieder abgeschafft oder verändert?

Grundsätzlich soll mit der Einführung der Verwaltungsleitung die Struktur im Pastoralen Raum nicht automatisch verändert werden, sondern der Pfarrer entlastet und der KV unterstützt werden. Es braucht hier einen guten Blick.

Wichtige Fragen bei der Klärung sind: Gibt es die Rolle „Sekretär/in der Leitung“ im Pastoralen Raum bisher? Wie ist sie definiert? Gibt es Überschneidungen mit den Aufgaben der VL? Dann braucht es mindestens ein bewusste Auseinandersetzung und Klärung.

Je nachdem wie viele Angestellte der Kirchengemeinden im Pastoralen Raum es gibt, kann es bspw. sinnvoll sein, dass es neben der VL auch weiterhin „Teamleitung“ für die verschiedenen Berufsgruppen gibt. Und auch die Assistenz-Aufgaben für den leitenden Pfarrer wollen weiter wahrgenommen werden. Auch an der Bewertung der Stelle nach den KAVO-Kriterien ändert die Einführung der Verwaltungsleitung grundsätzlich nichts.

Dieser Abstimmungsprozess wird im Rahmen der sechsmonatigen Einführungsbegleitung fortlaufend reflektiert.
(s. auch Frage nach Unterstützung bei der Einführung)

Der KV muss an den VL Entscheidungskompetenzen delegieren. Heißt das, dass er selbst diese Kompetenzen nicht mehr ausüben kann?

Nein. Der Kirchenvorstand ermöglicht mit der Kompetenzdelegation überhaupt die Arbeitsfähigkeit der Verwaltungsleitung. Alle Entscheidungskompetenzen des KVs bleiben vollwertig erhalten. Erfahrungsgemäß ist eine gute Kommunikation und Abstimmung insbesondere zwischen den geschäftsführenden Stellvertretenden Vorsitzenden und der neuen Verwaltungsleitung hilfreich für den Start.

Dieser Abstimmungsprozess wird im Rahmen der sechsmonatigen Einführungsbegleitung fortlaufend reflektiert.
(s. auch Frage nach Unterstützung bei der Einführung)

Welche Aufgaben übernimmt die Verwaltungsleitung in Zusammenarbeit mit dem Pastoralteam?

Die Verwaltungsleitung ist bewusst als Teil des Pastoralteams installiert, um mit den verfügbaren Ressourcen und Prozessen die Pastoral zu unterstützen. Dazu gehört, dass alle organisatorischen Belange unmittelbar in der Umsetzung von pastoralen Maßnahmen mitgedacht werden (z. B. Prozessionen, Auswirkungen von Änderungen in der Gottesdienstordnung, Projekte). Ein wichtiger Prozess ist auch die Abstimmung von Einbezug der Pfarrbürokapazitäten für pastorale Aktivitäten, diese müssen mit den vom KV beschlossenen Kapazitäten zusammenpassen.

Dieser Abstimmungsprozess wird im Rahmen der sechsmonatigen Einführungsbegleitung fortlaufend reflektiert.
(s. auch Frage nach Unterstützung bei der Einführung)

Zur Finanzierung

Wird der PV-Etat belastet?

Nein. Die Personalkosten der VL trägt der Gemeindeverband, refinanziert durch das Bistum. Der Etat des Pastoralen Raums wird durch die VL-Einführung nur durch Büroausstattung und Arbeitsmaterial beansprucht.

Müssen Kapazitäten / Stunden im Pfarrsekretariat für VL gekürzt werden?

Nein. Ziel der VL-Einführung ist die Entlastung des Pfarrers und Unterstützung der Kirchenvorstände, nicht eine Aufgabenverschiebung im Pfarrbüro. Wie viel Sekretariatskapazität es im Pastoralen Raum braucht und welche finanzielle Mittel dafür eingesetzt werden (Stichworte: Personalkostenquote, Abstimmung mit Pastoralteam), bleibt weiter eine Abwägungs- und Gestaltungsaufgabe im Pastoralen Raum.

Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Fachbereichsleitung Verwaltungsleitung und Außendienst (Gemeindeverband), Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 31.08.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

Verwaltungshandbuch

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