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Arbeitshilfe - Umgang mit der Sonderförderung für Pastoralverbünde

Was müssen Finanzausschuss/KV beschließen, wenn eine Sonderförderung eingeht und es schon einen beschlossenen Haushalt gibt?

Was im Einzelfall beschlossen werden muss, hängt von der bereits vorhandenen Beschlusslage ab.

Nach KA 2009, Nr.73, § 3 sind nur die in der gemeinsamen Kostenstelle abzubildenden Kosten(arten) und die Ergebnisverwendung zu beschließen. Aber keine exakten Etatansätze. Wenn dann mehr Geld eingeht, muss nur etwas beschlossen werden, wenn damit dann auch zusätzliche Ausgaben(arten) gedeckt werden sollen.

Welche Möglichkeiten hat der Gemeindeverband mit der eingehenden Sonderförderung auf Anweisung umzugehen, bzw. für welche Verwendung braucht es besondere Beschlüsse?  

Beispiel: Finanzausschuss (und KVs) haben beschlossen, dass die Personalkosten der Sekretärin über den PV-Etat gedeckt werden sollen. Etwaige Überschüsse sollen an die Gemeinden ausgeschüttet werden, Defizite per Umlage gedeckt werden. Dann entsteht durch zusätzliches Geld kein Beschlussbedarf. Der Gemeindeverband hat eine klare Linie, was er davon bezahlen darf.

Wenn dann aufgrund einer Sonderzuweisung auch Möbel fürs Leiterbüro davon bezahlt werden sollen, muss das extra beschlossen werden. Außer, wenn vorher der Beschluss lautete "alle Ausgaben des gemeinsamen Leiterbüros". Dann wären die Möbelausgaben mit enthalten.

Es kommt also immer darauf an, wie die Beschlusslage ist und was Neues beabsichtigt wird.

Allgemein ist zu empfehlen, auch wenn es keines neuen Beschlusses Bedarf, im Sinne der Transparenz und Partizipation Rücksprache mit dem Finanzausschuss/KV über zusätzliche Ausgaben zu halten.

Welche Verwendungen sind ausdrücklich nicht erlaubt?

Grundsätzliche Verbote für Verwendungszwecke gibt es nicht. Die Zuweisungen sind, wie die sonstigen Schlüsselzuweisungen, für die Deckung der Ausgaben der Kirchengemeinden – hier für die gemeindeübergreifend organisierten Tätigkeiten – zweckgebunden. Sie können für sämtliche Personal- und Sachaufwendungen der Kirchengemeinden eingesetzt werden.

Verfahren: Der Finanzausschuss empfiehlt, die KVs beschließen formal gleichlautend entsprechend der Empfehlung. Das ist auch nicht anders als im Regelfall ohne Sonderförderung.

Nicht erlaubt: eigenmächtige Verwendung der treuhänderisch verwalteten Mittel durch den Leiter oder den Kirchenvorstand der als Treuhänder agierenden Kirchengemeinde. Ein solches unbefugtes Verwenden kann im Extremfall zu zivilrechtlichen und strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Anders gesagt: Wenn der Finanzausschuss nicht tagt oder nicht über die Verwendung der Sonderförderung beschließt, darf das Geld nicht ausgegeben werden und sammelt sich immer weiter auf der gemeinsamen Haushaltsstelle an. Dies gilt im übrigen sowohl für Sonderförderungen als auch die reguläre Schlüsselzuweisung, die für den Pastoralverbund oder Pastoralen Raum ausgezahlt wird.

 

Beispiele:

1.

PV-Etat beschlossen (für Sekretariatskosten/ Büroausstattung)    10.000 €
ausgegeben        3.000 €
Sonderförderung      5.000 €
Jahresabschluss Ergebnis  + 12.000 €

Erläuterung: Von den 12.000 € könnten 7.000 € durch Beschluss an die Gemeinden verteilt werden. Die 5.000 € Sonderförderung sind nur für Zwecke des Pastoralverbundes zu verwenden. Wird diese für Personalkosten und Büroausstattung verwendet, muss kein neuer Beschluss gefasst werden. Sollen mit dem Geld andere Ausgaben finanziert werden, ist ein Beschluss notwendig.

2.

PV-Etat beschlossen (für Sekretariatskosten/ Büroausstattung)   10.000 €
ausgegeben      10.000 €
Sonderförderung              5.000 €
nächste Auszahlung (für Sekretariatskosten/ Büroausstattung)      3.000 €
Jahresabschluss Ergebnis     + 2.000 €

Erläuterung: Wenn der PV-Etat für Sekretariatskosten und Büroausstattung ausgeschöpft ist, kann die Sonderförderung für gleiche Zwecke ohne weiteren Beschluss verwendet werden. Wer die konkrete Entscheidung trifft, hängt von der örtlichen Beschlusslage ab. Es empfiehlt sich ganz allgemein, den (stellv./gf.) KV-Vorsitzenden durch KV-Beschluss mit einem Limit auszustatten, bis zu dem er selbständig Ausgabeentscheidungen treffen kann. Es ist jedoch auch dann immer zu empfehlen, im Sinne der Transparenz und Partizipation Rücksprache mit dem Finanzausschuss/KV über zusätzliche Ausgaben zu halten. Größere Ausgaben oberhalb des Limits müssten ohnehin vom FA bzw. den KVs beschlossen werden.

3.

PV-Etat beschlossen (für Sekretariatskosten/ Büroausstattung) 10.000 €
ausgegeben   10.000 €
Sonderförderung      5.000 €
nächste Auszahlung (für Öffentlichkeitsarbeit)    3.000 €
   

Gemeindeverband an Pfarrer/KV-Vorsitzenden: 
Bitte Beschluss herbeiführen
Pfarrer/KV-Vorsitzender an KV:  
Beschlussvorlage
KV an Finanzausschuss:  
Nutzung Sonderförderung für andere Zwecke
alle KVs:      
Zustimmung

Erläuterung: Da der PV-Etat für Sekretariatskosten und Büroausstattung festgelegt wurde, kann die Sonderförderung nur für Öffentlichkeitsarbeit ausgegeben werden, wenn hierfür ein gesonderter Beschluss vorliegt.

4.

PV-Etat beschlossen (für Sekretariatskosten/ Büroausstattung)  10.000 €
ausgegeben  10.000 €
Sonderförderung     5.000 €
nächste Auszahlung (für Öffentlichkeitsarbeit)     7.000 €
   
Gemeindeverband an Pfarrer/KV-Vorsitzenden:  Bitte Beschluss herbeiführen
Pfarrer/KV-Vorsitzender an KV: Beschlussvorlage
KV an Finanzausschuss:   
Nutzung Sonderförderung für andere Zwecke + PV-Etat erhöhen
alle KVs:    
Zustimmung
Jahresabschluss Ergebnis:   
- 2.000 €
zusätzliche Umlage notwendig:   2.000 €

Erläuterungen: wie unter Nr. 3, jedoch muss eine zusätzlicher Beschluss zur notwendigen Umlage gefasst werden

 

 

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Schlüsselzuweisung, Haushaltsplan
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Abteilung Kirchengemeinden, Kitas Leitung (Erzbischöfliches Generalvikariat), Leitung Fachbereich Finanzen (Gemeindeverband)
Dieser Eintrag wurde am 24.02.2022 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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