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Adressen pflegen

Adressen, die zentral verwaltet werden, müssen in das entsprechende System eingestellt (eingepflegt) und laufend gepflegt werden (d.h.überprüft, ergänzt, geändert oder gelöscht).Die Vorteile einer zentralen Adressverwaltung (vermeiden von Dedundanzen, Arbeitszeitersparnis usw.) kommen nur dann zur Geltung, wenn die Adressdatei/-datenbank vollständig ist und die Adressen auf aktuellem Stand sind.
Die Bestimmungen zum Datenschutz sind zu beachten!

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches MeldewesenSekretariat des Leiters

Adressen entgegennehmen

Adresslisten aus anderen Systemen oder von anderen Personen für die Eingabe in die gemeinsame Adressverwaltung entgegennehmen

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches MeldewesenSekretariat des Leiters

prüfen, ob Angaben vollständig sind

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches MeldewesenSekretariat des Leiters

Adressen und sonstige Daten in die zentrale Adressverwaltung eingeben

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches MeldewesenSekretariat des Leiters

Unvollständige Adressen markieren

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches MeldewesenSekretariat des Leiters

fehlende Angaben durch Nachfrage ergänzen

beim „Lieferanten“ der Adressliste nachfragen oder
einzelne Personen anrufen

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fehlende Angaben durch Recherche ergänzen

Anschrift oder Telefonnummer übers Internet/ Telefonbuch recherchieren

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ermittelte Daten nachpflegen

entsprechenden Datensatz überarbeiten

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Mitteilung über Adressänderungen entgegennehmen

z.B. bei Umzug

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Mitteilung über neu einzupflegende (oder auch zu löschende) Adressen entgegennehmen

z.B. Mitteilung über neue Mitglieder in einem Gremium, Absender von Schreiben usw.

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Meldung über fehlerhafte Adressen entgegennehmen

Rückläufe bei der Post, sonstige Mitteilungen

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches MeldewesenSekretariat des Leiters

fehlerhafte Adresse überprüfen

durch Nachfrage oder Recherche

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Ergänzungen und Korrekturen eingeben

Dies kann bei wenigen Ergänzungen/Änderungen sofort geschehen. Sind jedoch häufig Ergänzungen oder Korrekturen notwendig, ist es sinnvoller, die Mitteilungen zu sammeln und gebündelt zu bearbeiten (z.B. einmal pro Woche)

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Listen/Informationen löschen/in den Papierkorb

Listen/Mitteilungen, die eingepflegt sind, können nach Eingabe und Speichern entsorgt (gelöscht) werden.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Adressen
Zielgruppen des Themas sind: Büro - Sekretariat des Leiters, Büro - PfarrsekretariatKMW
Dieser Eintrag wurde am 06.03.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.