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Bü­ro­all­tag or­ga­ni­sie­ren

Ar­beits­hil­fe - Check­lis­ten als Basis für die Pla­nung

Die Ar­beits­hil­fe fin­den Sie hier als Word Datei.

Wenn (um­fang­rei­che) Auf­ga­ben nach dem glei­chen Sche­ma ab­ge­ar­bei­tet wer­den, kann es sehr hilf­reich sein, die er­le­dig­ten Ar­beits­schrit­te auf einer Liste (= Check­lis­te) ab­zu­ha­ken. Auch für die Ar­beits­pla­nung ist eine sol­che Check­lis­te sehr hilf­reich. Im Fol­gen­den fin­den Sie In­for­ma­tio­nen, wie Sie eine Check­lis­te er­stel­len und wie Sie mit Check­lis­ten ar­bei­ten.[i]

Mus­ter für Check­lis­ten fin­den Sie im „Ar­beits­platz­ord­ner Pfarr­se­kre­ta­ri­at“.

Was ist eine Check­lis­te?

Eine Check­lis­te lis­tet alles auf, was in einem be­stimm­ten Zu­sam­men­hang be­dacht oder er­le­digt wer­den muss. Sie hat eine dop­pel­te Funk­ti­on: Sie ist Ge­dächt­nis­stüt­ze und Kon­troll­in­stru­ment.

Sie soll­te auf jeden Fall ent­hal­ten:

  • Auf­ga­be/Thema
  • Datum/Zeit­raum
  • Zu­stän­di­ge Per­son/en
  • Zu er­le­di­gen­de Punk­te:

Ob Sie eine Ta­bel­le ver­wen­den

Tä­tig­kei­ten

er­le­digt

 

 

 

 

 

 

 oder ob Sie mit Auf­zäh­lungs­zei­chen oder Kon­troll­käst­chen ar­bei­ten

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bleibt Ihnen über­las­sen. (Auf­zäh­lungs­zei­chen fin­den Sie unter Ein­fü­gen – Sym­bol. Für die Ver­wen­dung von ak­ti­vier­ba­ren Kon­troll­käst­chen müs­sen Sie ein For­mu­lar er­stel­len.)

Wie wird eine Check­lis­te er­stellt?

Zu­nächst no­tie­ren Sie alles, was zum Thema ge­hört. Er­gän­zen Sie die Samm­lung, wenn Ihnen nach und nach noch etwas dazu ein­fällt. Diese Samm­lung bil­det die Grund­la­ge für die Check­lis­te. Sor­tie­ren Sie die Punk­te nach Zu­sam­men­hang oder nach der Rei­hen­fol­ge, in der Sie die Dinge er­le­di­gen wol­len und er­stel­len Sie dar­aus Ihre Check­lis­te. Sie kön­nen dabei auch Grup­pen mit Un­ter­punk­ten bil­den, z.B. für die Vor­be­rei­tung einer Be­spre­chung/Sit­zung:

Ein­la­dung und Ta­ges­ord­nung:

Ta­ges­ord­nung er­stel­len
Ein­la­dung schrei­ben
An­la­gen ko­pie­ren
Ein­la­dung mit Ta­ges­ord­nung und An­la­gen ver­sen­den

Raum:

Raum re­ser­vie­ren
Schlüs­sel ab­ho­len/be­reit­stel­len/auf­schlie­ßen
Raum lüf­ten
Hei­zung an­stel­len
Ge­trän­ke be­reit­stel­len
Auf­räu­men
Hei­zung aus­stel­len
Raum ab­schlie­ßen

Nach­be­rei­tung:

Pro­to­koll schrei­ben
Pro­to­koll ver­sen­den
Sit­zungs-/Be­spre­chungs­un­ter­la­gen ab­hef­ten

Wofür wer­den Check­lis­ten be­nö­tigt?

Check­lis­ten haben sich be­währt bei um­fang­rei­chen wie­der­keh­ren­den Auf­ga­ben. Durch die Check­lis­te wird si­cher­ge­stellt, dass kein De­tail über­se­hen wird. Für die Er­stel­lung von Check­lis­ten für die Ar­beit im Pfarr­bü­ro kön­nen Sie auf das An­ge­bot des Ar­beits­platz­ord­ners im Ver­wal­tungs­hand­buch zu­grei­fen, in dem Sie zu ein­zel­nen Ar­beits­be­rei­chen Bau­stei­ne fin­den. Diese Bau­stei­ne ent­hal­ten zum Teil Check­lis­ten, die Sie auf Ihren Be­darf an­pas­sen kön­nen.

Wenn Sie um­fang­rei­che neue Auf­ga­ben zu er­le­di­gen haben, set­zen Sie die Check­lis­te als Pla­nungs- und Kon­troll­in­stru­ment ein. So kön­nen Sie die Be­ar­bei­tung der neuen Auf­ga­be ziel­ge­rich­tet an­ge­hen und die voll­stän­di­ge Er­le­di­gung über­prü­fen.

Für Rou­ti­ne­auf­ga­ben (z.B. re­gel­mä­ßi­ge Kon­trol­len wie Strom­zäh­ler ab­le­sen) set­zen Sie ein­mal er­stell­te Check­lis­ten immer wie­der ein. Sie tra­gen die Zah­len in einer Liste ein oder haken ab, was er­le­digt oder ge­prüft ist.

Ar­bei­ten mit der Check­lis­te

Check­lis­ten sind nie ganz fer­tig, sie leben und müs­sen immer wie­der ak­tua­li­siert wer­den. Wenn Sie bei Ihrer Ar­beit fest­stel­len, dass etwas fehlt, er­gän­zen Sie die Check­lis­te. Was über­flüs­sig ist, strei­chen Sie, und was gut ist, be­hal­ten Sie bei.

In hek­ti­schen Bü­ro­si­tua­tio­nen ist das Ar­bei­ten mit Check­lis­ten in Pa­pier­form nach wie vor am sinn­volls­ten und am schnells­ten. Neh­men Sie sich zwi­schen­durch immer wie­der Zeit, ihre Check­lis­ten zu ak­tua­li­sie­ren und sie als Vor­la­ge im PC zu spei­chern. So ver­mei­den Sie eine un­über­sicht­li­che „Zet­tel­wirt­schaft“.

Wenn Sie die Check­lis­ten zu den ver­schie­de­nen Ar­beits­ge­bie­ten für sich und auch für Ihre Kol­le­gen/Kol­le­gin­nen zu einem Ar­beits­platz­ord­ner (= „Nach­schla­ge­werk“ für Ar­beits­or­ga­ni­sa­ti­on) zu­sam­men­stel­len, er­leich­tern Sie nicht nur sich selbst die Ar­beit (nicht immer wie­der neu über­le­gen, was zu tun ist), Sie hel­fen auch Ihren Kol­le­gen/Kol­le­gin­nen, sich im Ver­tre­tungs­fall schnell zu­recht­zu­fin­den.

Selbst­kon­trol­le

Sie ken­nen die Vor­tei­le von Check­lis­ten für sys­te­ma­ti­sches Ar­bei­ten?

Sie haben für die wich­tigs­ten wie­der­keh­ren­den Ar­bei­ten Check­lis­ten er­stellt?

Sie kon­trol­lie­ren an­hand von Check­lis­ten die Er­le­di­gung von re­gel­mä­ßig wie­der­keh­ren­den Ar­bei­ten (z.B. Zäh­ler­stän­de ab­le­sen, Bü­ro­be­darf kon­trol­lie­ren und nach­be­stel­len)?

Sie nut­zen Check­lis­ten für Ihre Ar­beits­pla­nung (z.B. Vi­si­ta­ti­on vor­be­rei­ten)?

Sie ak­tua­li­sie­ren Ihre Check­lis­ten, wenn Sie fest­stel­len, dass für die Pla­nung etwas fehlt oder ge­än­dert wer­den muss?

Alle Kol­le­gen/Kol­le­gin­nen ken­nen die Check­lis­ten und nut­zen sie?

[i] Siehe Re­gi­na Um­land, Den Schreib­tisch im Griff, Check­lis­ten von Ab­la­ge bis Zeit­pla­nung, W. Ber­tels­mann-Ver­lag, Bie­le­feld, 2005

Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Pfarr­bü­ro, Ar­beits­hil­fe
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Ihre An­sprech­part­ner zum Thema sind: Un­ter­stüt­zung der Ver­wal­tung im Pas­to­ra­len Raum (Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at)
Die­ser Ein­trag wurde am 28.01.2020 von Na­di­ne Küpke be­ar­bei­tet.

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