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Büroalltag organisieren

Häufig gefragt

Was ist das Büro der Leitung?

■ Antwort von: Thomas Klöter, HA Pastorale Dienste, 16.01.2019

Das gemeinsame Büro am Sitz der Leitung ist das Büro, das die Leitung und alle Mitarbeitenden insbesondere in der Verwaltungsarbeit unterstützt. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, braucht es gegenüber einem normalen Pfarrbüro eine andere Ausstattung. Weitere Erläuterungen geben die ►Empfehlungen für die Ausstattung des Büros am Sitz des Leiters.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrbüro, Büro am Sitz des Leiters, Büro - Ausstattung
Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

Wer entscheidet über den Ort, wo das Büro für den Leiter des Pastoralen Raumes entsteht?

■ Antwort von: Thomas Klöter, HA Pastorale Dienste, 16.01.2019

Die Rahmenentscheidung ist durch den Erzbischof gefallen. Im ►Diözesangesetz zur territorialen Fortschreibung der Pastoralen Räume im Erzbistum Paderborn (2. Zirkumskriptionsgesetz, KA 2010, Stück 1, Nr.2) ist für jeden Pastoralen Raum der Sitz der Leitung festgelegt. Es gibt die generelle Entscheidung, das Büro für den Leiter auch am Sitz der Leitung anzusiedeln, um eine räumliche Nähe herzustellen. In diesem Rahmen entscheidet der Kirchenvorstand der Kirchengemeinde am Sitz der Leitung darüber, wie die Aufgaben des gemeinsamen Büros am besten in der örtlichen Gebäudesituation erfüllt werden können. Hilfen für diese Entscheidung geben die ►Empfehlungen für die Ausstattung des Büros am Sitz des Leiters in den ►Materialien – Hilfen – Regelungen für die neuen Pastoralen Räume (Starterpaket).

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrbüro, Büro am Sitz des Leiters, Starterpaket
Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

Werden mit der Gründung des Pastoralen Raumes Pfarrbüros geschlossen oder die Öffnungszeiten verkürzt?

■ Antwort von: Thomas Klöter, HA Pastorale Dienste, 16.01.2019

Die Entscheidungen darüber werden vor Ort getroffen. Die Erfahrungen in Pastoralen Räumen zeigen, dass im Büro am Sitz des Leiters Verwaltungsaufgaben zusammenlaufen, die an anderen Standorten nicht mehr anfallen. Es kann daher sinnvoll sein, die Arbeitszeiten in den übrigen Pfarrbüros zu verringern, einige Büros zu schließen oder künftig ausschließlich als örtliches Kontaktbüro zu führen.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrbüro - Arbeitszeit, Pfarrbüro - Öffnungszeit, Kontaktbüro, Büro am Sitz des Leiters
Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

Wer bestimmt über die Ausgestaltung aller Büros im Pastoralen Raum, z. B. über die Beschäftigungsumfänge der Mitarbeitenden im Sekretariat oder die Öffnungszeiten der Büros?

■ Antwort von: Thomas Klöter, HA Pastorale Dienste, 16.01.2019

Die Entscheidungen über die Ausstattung der Pfarrbüros und die Ausgestaltung der Arbeitsverhältnisse in der Verwaltung der Kirchengemeinde werden durch die Kirchenvorstände der beteiligten Kirchengemeinden getroffen. Gremium für die Abstimmung der Entscheidungen untereinander ist der Finanzausschuss. Der Außendienstmitarbeiter (ADM) des Gemeindeverbandes kann bei der Entscheidung beraten und unterstützen.

Weitere Erläuterungen geben die ►Empfehlungen für die Ausstattung des Büros am Sitz des Leiters.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrbüro, Pfarrbüro - Arbeitszeit, Pfarrbüro - Öffnungszeit, Büro - Ausstattung, Starterpaket
Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

In welchem Verhältnis sollten Öffnungszeiten des Pfarrbüros zur Arbeitszeit des Mitarbeitenden im Pfarrsekretariat stehen?

■ Antwort von: Dr. Arnold Otto, Erzbistumsarchiv, 15.01.2019

Dabei gilt es die Aufgaben im jeweiligen Pfarrbüro zu beachten. Ist das Büro ausschließlich ein Kontaktbüro und Anlaufstelle für die Menschen in den Kirchengemeinden, sollte für Urlaub, Krankheit und Fortbildung sowie die Abstimmung mit dem Pfarrer und anderen Pfarrbüros im Pastoralverbund etwa ein Drittel der Wochenarbeitszeit nicht durch Öffnungszeiten ausgefüllt sein. Um die weiteren Verwaltungsaufgaben leisten zu können, sollte die Arbeitszeit aller Pfarrsekretärinnen und -sekretäre im Pastoralverbund oder Pastoralen Raum gemeinsam etwa zur Hälft für Öffnungszeiten aufgewendet werden.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrbüro - Arbeitszeit, Pfarrbüro - Öffnungszeit
Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

Ist eine per E-Mail übermittelte Zahlungsanweisung möglich?

■ Antwort von: Raimund Eilebrecht, HA Finanzen, 02.03.2017

Es ist möglich, im Pfarrbüro Rechnungen zu scannen und per E-Mail an den Gemeindeverband zu schicken.

In diesem Fall ist jedoch unbedingt eine Absprache mit dem Gemeindeverband zu treffen, wo und in welcher Form die Belege aufbewahrt werden (Originale oder elektronisch). Erfahrungsgemäß empfiehlt sich die Aufbewahrung im Gemeindeverband.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Rechnung
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Abteilung Einrichtungen, externe Rechtsträger Leitung (Erzbischöfliches Generalvikariat), Leitung Bereich Finanzen (Erzbischöfliches Generalvikariat), Außendienstmitarbeitende (ADM), Ansprechperson Finanzaufsicht Gemeindeverbände und KG (Erzbischöfliches Generalvikariat), Leitung Fachbereich Finanzen (Gemeindeverband)
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Dieser Eintrag wurde am 28.05.2020 von Referat PastorAdmin bearbeitet.