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Postausgang bearbeiten

Die Ausgangspost setzt sich im Pfarrbüro zusammen aus
- zu verteilender bzw. weiterzuleitender Post (soweit sie nicht abgeholt wird) = gesonderte Arbeitsablaufbeschreibung
- Sammelpost für den Gemeindeverband (z.B. angewiesene Rechnung)
- sonstiger Ausgangspost (z.B. Schreiben, erbetene Bescheinigungen usw.)

Sekretariat des Leiters

Einmalig: Fächer/Ausgangskörbe anlegen

Für die Ausgangspost werden Fächer/Ausgangskörbe angelegt. Dabei wird unterschieden zwischen täglich zu versendender Post (einkuvertiert, adressiert und frankiert) und Sammelpost für den Gemeindeverband (nicht einkuvertiert)

Sekretariat des Leiters

Zu versendende Post in die Postausgangsfächer/-körbe legen

Die Arbeitszeit wird mit den jeweiligen Arbeitsablaufbeschreibungen, die mit „versenden/ weiterleiten“ enden, erfasst (z.B. Rechnung anweisen, Bescheinigung ausstellen usw.)

Sekretariat des Leiters

Post für den Gemeindeverband einkuvertieren

Darauf achten, dass Vorgänge – falls sie nicht in einen gesonderten Umschlag kommen - zusammengeheftet und – wenn nötig – mit empfangsberechtigter Person (zuständige Sachbearbeitung) versehen sind.
Häufigkeit: bei Bedarf, mindestens ein- bis zweimal pro Woche. Bei angewiesenen Rechnungen die Skontofristen beachten!

Sekretariat des Leiters

Umschlag adressieren

Vorgefertigte Aufkleber verwenden

Sekretariat des Leiters

Umschlag frankieren

Briefmarkenvorrat anschaffen (Mittel aus Spenden- und Kollektenkonto).
Portokosten gehören in den Etat, daher Quittung für Briefmarken beim Gemeindeverband zur Erstattung an das Spenden- und Kollektenkonto einreichen.

Sekretariat des Leiters

Umschlag in den Postausgangskorb legen

Sekretariat des LeitersPfarrsekretär/inAnsprechpersonHausmeister/in

Postausgangskorb leeren und Post zum Briefkasten/zur Poststelle bringen

Dieser Arbeitsschritt erfolgt i.d.R. in Verbindung mit anderen Tätigkeiten (z.B. Botengängen, Bankbesuchen usw.).

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Büro am Sitz des Leiters
Zielgruppen des Themas sind: Büro - Sekretariat des Leiters
Dieser Eintrag wurde am 10.03.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.