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Gre­mi­en- und Grup­pen­ar­beit un­ter­stüt­zen

Pro­to­koll­füh­rung

Sie fin­den die Ar­beits­hil­fe hier als Wor­d­Do­ku­ment.

„Ge­sprä­che, Mei­nun­gen und Be­schlüs­se zu do­ku­men­tie­ren ist kein Selbst­zweck. Pro­to­kol­le wer­den ge­braucht:

  • als Nach­weis und Be­weis für Ver­ein­ba­run­gen – sie sind in man­chen Fäl­len vor­ge­schrie­ben,
  • als In­for­ma­ti­ons­quel­le für In­ter­es­sier­te, Be­trof­fe­ne, Ver­gess­li­che,
  • als To-Do-Liste, damit ver­ein­bar­te Auf­ga­ben und Be­schlüs­se ter­min­ge­recht um­ge­setzt wer­den,
  • als Grund­la­ge für die nächs­te Sit­zung, um für alle Teil­neh­men­den schnell den­sel­ben In­for­ma­ti­ons­stand zu schaf­fen.“ [i]

„Ein Te­le­fo­nat, ein kur­zes Kun­den- oder Mit­ar­bei­ter­ge­spräch kann ge­nau­so An­lass für ein Pro­to­koll sein wie mehr­stün­di­ge Kon­fe­ren­zen. Der Zweck ist der­sel­be: Die wich­tigs­ten Aus­sa­gen und Ver­ein­ba­run­gen sol­len schrift­lich fest­ge­hal­ten wer­den. Wie aus­führ­lich das Pro­to­koll ist, hängt davon ab, wozu die No­ti­zen spä­ter ge­braucht wer­den und von wem sie ge­le­sen wer­den. Diese Kri­te­ri­en ent­schei­den über die Art des Pro­to­kolls.

Pro­to­kol­lart

In­halt und Ein­satz

Vor­teil

 Nach­teil
Wort­pro­to­koll

voll­stän­di­ger Be­richt – nur not­wen­dig, wenn alles Ge­sag­te nach­ge­wie­sen oder be­wie­sen wer­den muss, z.B. bei Ge­richts­ver­hand­lun­gen

hohe Be­weis­kraft

 Zeit­auf­wän­dig, um­fang­reich, da­durch un­über­sicht­lich
Ver­laufs­pro­to­koll

Hier kön­nen der Ge­sprächs­ver­lauf und die Ar­gu­men­ta­ti­ons­li­ni­en nach-voll­zo­gen wer­den: Wel­che Aus­sa­ge führt zu wel­cher Ent­schei­dung?

Wer hat wann und wie ar­gu­men­tiert? Die Red­ner wer­den ge­nannt. […}

 Nicht­an­we­sen­de er­fah­ren den Sit­zungs-ver­lauf hohe An­for­de­rung an Pro­to­koll­füh­rer: hohe Schreib­ge­schwin­dig­keit
Kurz­pro­to­koll Leser er­fah­ren das We­sent­li­che über die be­spro­che­nen The­men in über-sicht­li­cher, the­ma­tisch ge­glie­der­ter Form – die chro­no­lo­gi­sche Rei­hen­fol­ge wird nicht be­rück­sich­tigt, der Fokus liegt auf den The­men und dem Er­geb­nis, die ein­zel­nen Red­ner müs­sen nicht ge­nannt wer­den. kurz, über­sicht­lich; Nicht­teil­neh­mer er­fah­ren in knap­per Form, wie es zu dem Er­geb­nis kam hohe Ver­ant­wor­tung des Pro­to­koll­füh­rers, da er die Be­deu­tung der Bei­trä­ge be­ur­tei­len und the­ma­tisch zu­sam­men­fas­sen muss

Er­geb­nis­pro­to­koll/

Be­schluss­pro­to­koll

 es si­chert aus­schlie­ß­lich die Er­geb­nis­se einer Sit­zung – wel­che Be­schlüs­se wur­den ge­fasst; wel­che Auf­ga­ben hat wer bis wann über­nom­men knapp, über­sicht­lich, leicht ab­zu­fas­sen; häu­fig als Ak­ti­ons­plan wäh­rend der Sit­zung Nicht­teil­neh­mer er­fah­ren nicht, wie es zu Be­schlüs­sen kam.
Mi­ni­pro­to­koll gibt nur den Rah­men einer Sit­zung wie­der: Thema, Ort, Zeit, Teil­neh­mer hier wird oft deut­lich, wenn Sit­zun­gen über-flüs­sig sind, weil sie keine Er­geb­nis­se brin­gen in­for­ma­ti­ons­schwach

Te­le­fon­no­tiz,

Ge­sprächs­no­tiz

 Kern­in­for­ma­tio­nen/Er­geb­nis­se wer­den nach be­stimm­ten Ge­sichts­punk­ten ge­ord­net knapp, über­sicht­lich ver­gleich­bar mit einem Kurz­pro­to­koll

 

[…] Alle Arten von Pro­to­kol­len haben den glei­chen Zweck: Sie er­in­nern die Teil­neh­men­den nach einer Be­spre­chung daran, was ver­ein­bart wurde, was er­le­digt wer­den muss, wel­cher Ter­min wich­tig ist. Je kla­rer und Struk­tu­rier­ter […] [eine Sit­zung/Be­spre­chung] ver­läuft, je pro­fes­sio­nel­ler ein Sit­zungs­lei­ter ist, desto schnel­ler kom­men die Be­tei­lig­ten zu Er­geb­nis­sen. Eine gut ge­führ­te Sit­zung er­leich­tert zudem das Pro­to­kol­lie­ren. […]

Wäh­rend der Sit­zung muss der Pro­to­koll­füh­rer hell­wach sein. Er muss zu­hö­ren, so­fort zwi­schen Wich­ti­gem und Un­wich­ti­gem un­ter­schei­den, Ge­sag­tes auf­schrei­ben und gleich­zei­tig zu­hö­ren. Eine an­spruchs­vol­le Auf­ga­be […]. Schwie­rig wird es, wenn […] alle durch­ein­an­der reden […] [oder] der Sit­zungs­lei­ter  nicht mehr das Steu­er in der Hand hat […].“ * In die­sem Fall darf sich der Pro­to­kol­lant ein­mi­schen und darum bit­ten, dass nach­ein­an­der und nicht gleich­zei­tig ge­spro­chen wird. Bei Team­be­spre­chun­gen ist das ein­fach, bei Kon­fe­ren­zen soll­te er/sie sich lie­ber an den Sit­zungs­lei­ter wen­den.

„Er­gibt sich aus dem Re­de­bei­trag eine Auf­ga­be, soll­te der Pro­to­kol­lant dar­auf ach­ten, dass fest­ge­hal­ten wird, wer diese Auf­ga­be über­nimmt und bis wann sie er­le­digt sein soll. Diese An­ga­ben sind aus­schlag­ge­bend dafür, ob Be­schlüs­se nach einer Sit­zung ter­min­ge­recht um­ge­setzt wer­den.“ *

Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Kir­chen­vor­stand - Pro­to­koll, Ar­beits­hil­fe
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Die­ser Ein­trag wurde am 03.02.2020 von Na­di­ne Küpke be­ar­bei­tet.

Materialien