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Ser­vice und Infos IT-An­wen­dun­gen di­gi­ta­les Sit­zungs­buch

An­lei­tung: Di­gi­ta­les Sit­zungs­buch in­stal­lie­ren

Kir­chen­vor­stand­sit­zun­gen kön­nen Sie mit Hilfe des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches vor­be­rei­ten, pro­to­kol­lie­ren und nach­be­rei­ten. Als Ar­beits­mit­tel be­nö­ti­gen Sie einen Rech­ner mit Mi­cro­soft Word ab Ver­si­on 2010 und Win­dows. Für den Aus­druck von Pro­to­koll und Aus­zü­gen aus dem Sit­zungs­buch im An­schluss an die Sit­zung be­nö­ti­gen Sie einen Dru­cker. Grund­kennt­nis­se im Um­gang mit einem Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm soll­ten vor­han­den sein oder in einem ent­spre­chen­den Ein­füh­rungs­kurs er­wor­ben wer­den.

Die voll­stän­dig ab­ge­hef­te­ten, durch­num­me­rier­ten, un­ter­schrie­be­nen und spä­ter ge­bun­de­nen Aus­dru­cke des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches er­set­zen das bis­her ge­führ­te Sit­zungs­buch der Kir­chen­vor­stän­de in Pa­pier­form.

Tipp: Nut­zen Sie al­te­rungs­be­stän­di­ges Pa­pier, das zur Ar­chi­vie­rung ge­eig­net ist. (Bitte kein Um­welt­pa­pier nut­zen, dies ist immer säu­re­hal­tig.)

Las­sen Sie sich die For­mu­la­re des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches spe­zi­ell für Ihren Pas­to­ra­len Raum ein­rich­ten, z. B. den Brief­kopf der Ein­la­dung mit Ihrer An­schrift und viel­leicht einem Logo.

Sie in­stal­lie­ren das di­gi­ta­le Sit­zungs­buch in drei Schrit­ten:

  1. Spei­cher­ort wäh­len
  2. Word vor­be­rei­ten
  3. Auf­bau des Ord­ners „H1c Pro­to­koll­buch“

1. Spei­cher­ort wäh­len

Die For­mu­la­re und Da­tei­en brau­chen eine ex­ak­te Ord­ner­struk­tur, damit die hin­ter­leg­te Pro­gram­mie­rung auf die For­mu­la­re zu­grei­fen kann. Des­halb er­hal­ten Sie die For­mu­la­re schon ein­ge­stellt in einem Ord­ner-Baum mit Un­ter­ord­nern und den For­mu­la­ren. Der Ord­ner heißt „Windows-Ordner H1c Pro­to­koll­buch“.

Sie be­stim­men im ers­ten Schritt den Spei­cher­ort für die­sen Ord­ner. Gemäß dem Mus­ter-Ak­ten­plan für Kir­chen­ge­mein­den (siehe Hand­rei­chung für pfarr­ge­meind­li­che Re­gis­tra­tur- und Ar­chiv­pfle­ge) emp­feh­len wir im Pfarr­bü­ro die Ab­la­ge im Ord­ner „Windows-OrdnerH1 Kir­chen­vor­stand“, Un­ter­ord­ner „Windows-OrdnerH1c Sit­zun­gen“.

In den Ord­ner „ H1c Sit­zun­gen“ ko­pie­ren Sie den neuen Un­ter­ord­ner von der CD, ge­nannt „ H1c Pro­to­koll­buch“.

Der Auf­bau des Ord­ners „ H1c Pro­to­koll­buch“ ist im An­schluss an die An­lei­tung dar­ge­stellt.

2. Word vor­be­rei­ten

Die For­mu­la­re und Da­tei­en über­tra­gen mit Hilfe von Macro-Pro­gram­mie­run­gen un­ter­ein­an­der In­for­ma­tio­nen und er­stel­len neue Da­tei­en. Dies müs­sen Sie aus­drück­lich er­lau­ben. Dazu än­dern Sie im Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm Mi­cro­soft Word die Si­cher­heits­ein­stel­lung:
  • Öff­nen Sie ein be­lie­bi­ges Word Do­ku­ment, gern auch ein lee­res neues,
  • kli­cken Sie mit der lin­ken Maus­tas­te oben links am Bild­schirm­rand auf „Datei“
Datei-Menü in Word 2010
  • und kli­cken in der neu ge­öff­ne­ten Menü-Leis­te (far­bi­ge Leis­te auf der lin­ken Seite) auf „Op­tio­nen“.
Optionen im Datei-Menü Word 2010
  • Im neuen Fens­ter kli­cken Sie in der lin­ken Menü-Leis­te „Trust Cen­ter“ bzw.       „Si­cher­heits­cen­ter“ an, an­schlie­ßend rechts im Fens­ter auf die „Ein­stel­lun­gen für das Trust­cen­ter“ (bzw. Si­cher­heits­cen­ter).

  • Es öff­net sich ein wei­te­res Fens­ter:

    Wäh­len Sie „Alle Ma­kros ak­ti­vie­ren“ und set­zen Sie einen Haken vor „Zu­griff auf das VBA-Pro­jekt­ob­jekt­mo­dell ver­trau­en“:

Hin­weis: Word warnt davor, alle Ma­kros zu ak­ti­vie­ren. Soll­ten Sie an Ihrem Rech­ner auch Word-Do­ku­men­te öff­nen, deren Ur­he­ber Sie nicht ken­nen (z.B. aus dem In­ter­net), wäh­len Sie „Alle Ma­kros mit Be­nach­rich­ti­gung de­ak­ti­vie­ren“. Sie müs­sen dann bei jedem Öff­nen einer Datei des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches die Makro-Ver­wen­dung zu­las­sen, um mit dem Sit­zungs­buch ar­bei­ten zu kön­nen.
  • Be­stä­ti­gen Sie die Än­de­rung mit Klick auf die Schalt­flä­che „OK“ am un­te­ren rech­ten Bild­schirm­rand.

Diese Än­de­run­gen müs­sen Sie auf jedem Rech­ner vor­neh­men, auf dem Sie mit dem di­gi­ta­len Sit­zungs­buch ar­bei­ten.

Sie kön­nen nun Ihre erste Sit­zung mit Un­ter­stüt­zung der pro­gram­mier­ten For­mu­la­re vor­be­rei­ten. Die ►An­lei­tung: Ar­bei­ten mit dem di­gi­ta­len Sit­zungs­buch be­glei­tet Ihre Schrit­te.

Tipp: Über­neh­men Sie z. B. im Rah­men Ihrer Tä­tig­keit im Kir­chen­vor­stand die Auf­ga­ben des Schrift­füh­rers und nut­zen Ihren pri­va­ten Rech­ner, dann spei­chern Sie die Sit­zungs­un­ter­la­gen nicht auf Ihrem Rech­ner, son­dern auf einem ex­ter­nen Da­ten­trä­ger, z. B. einem Daten-Stick, den Sie ver­schlos­sen auf­be­wah­ren (mit einer Si­che­rungs­ko­pie auf einem zwei­ten Daten-Stick). Das Spei­chern auf dem Daten-Stick si­chert die Un­ter­la­gen vor dem Ein­blick drit­ter Per­so­nen.

Ihnen wün­schen wir viel Er­folg!

Auf­bau des Ord­ners „H1c Pro­to­koll­buch“

In dem Ord­ner „ H 1c Pro­to­koll­buch“ sind zwei Un­ter­ord­ner ge­spei­chert: „ For­mu­la­re“ und „ TOP-Ein­gang“.

Odner Protokollbuch - Struktur

Im Ord­ner „ For­mu­la­re“ sind alle nach DIN Norm 5008 (Schreib- und Ge­stal­tungs­re­geln) ge­stal­te­ten For­mu­la­re ent­hal­ten, die Sie zur Vor­be­rei­tung der Sit­zung, zur Pro­to­kol­lie­rung und Nach­be­rei­tung be­nö­ti­gen. Er ent­hält auch zwei For­mu­la­re, aus denen die hin­ter­leg­te Pro­gram­mie­rung ihre In­for­ma­tio­nen er­hält: „ Vor­ga­ben“ und „ Datei Mit­glie­der Kir­chen­vor­stand“. Die­sen bei­den For­mu­la­ren brau­chen Sie keine Be­ach­tung schen­ken.

 Der Ord­ner „ TOP-Ein­gang“ ist zu­nächst ein lee­rer Ord­ner. Sie spei­chern in die­sem Ord­ner nach und nach Ihre Ta­gungs­ord­nungs­punk­te, die Sie zur Be­ra­tung in einer Kir­chen­vor­stands­sit­zung er­stel­len.

 

An­sprech­part­ner für Ihre Fra­gen:

Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at, Ab­tei­lung IT

Herr Krie­ner, Tel. 05251 125-1779, @ IT-an­fra­ge@​erzbistum-​paderborn.​de
Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Sit­zungs­buch
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Ihre An­sprech­part­ner zum Thema sind: An­wen­der­be­treu­ung Kas­sen-/Sit­zungs­buch (Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at)
Die­ser Ein­trag wurde am 01.02.2021 von Kath­rin Gres­köt­ter be­ar­bei­tet.

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