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Programm: Digitales Sitzungsbuch zum Vorbereiten, Einladen und Protokollieren von Kirchenvorstandssitzungen

Kirchenvorstandsarbeit erfolgt unter Regularien, die den Verantwortlichen häufig Zeit weit über die Dauer der Sitzung hinaus abverlangen: Einladung in Schriftform, Protokollbuch, Geneh­migung durch drei Unter­schriften, Auszüge in mehrfacher Ausfertigung…

Mit dem digitalen Sitzungsbuch wird dieser Aufwand auf das Nötigste reduziert. Wenn der Kirchenvorstand zusammentritt, sind alle nötigen Unterlagen vorbereitet. Zum Abschluss der Sitzung sind in weniger als einer Viertelstunde alle Papiere erstellt. Die Anwesenden können unmittelbar unterschreiben. Die Umsetzung der Beschlüsse kann direkt beginnen.

Wie unterstützt das digitale Sitzungsbuch?

  • Themen für die Sitzung werden in Arbeitsteilung und geführt als Sitzungsvorlagen formuliert.
  • Alle Sitzungsvorlagen werden digital an einem gemeinsamen Ort gesammelt.
  • Die Tagesordnung entsteht durch Auswahl und Übernahme der vorliegenden Sitzungsvorlagen.
  • Die Einladung mit Anlagen wird automatisch als Serienbrief erstellt.
  • Das Protokoll entsteht geführt während der Sitzung. Dabei werden die Inhalte der Sitzungsvorlagen automatisch übernommen.
  • Protokoll und Auszüge aus dem Sitzungsbuch werden automatisch zum Ausdruck erstellt…
  • …und können unmittelbar in der Sitzung genehmigt, unterschrieben und gesiegelt werden.
  • Das Anschreiben für die Weitergabe der Beschlüsse an den Gemeindeverband wird automatisch mit erstellt. Die Beschlüsse können sofort zur Post.
  • Die Ablage der nummerierten Protokoll-Ausdrucke ersetzt das Sitzungsbuch.

Vorausgesetzte Kenntnisse

Grundkenntnisse im Umgang mit einem Text­verarbeitungsprogramm sollten vorhanden sein oder in einem entsprechenden Ein­führungs­kurs erworben werden. Die nötigen Arbeitsschritte sind in der Anleitung zum digitalen Protokollbuch Schritt für Schritt erklärt. Bei Fragen unterstützen Sie die Außendienstmitarbeiter (ADM) ihres Gemeindeverbandes.

Technische Voraussetzung

Das digitale Sitzungsbuch ist programmiert für Microsoft Word ab Version 2010 und Windows. Für den Ausdruck von Protokoll und Auszügen aus dem Sitzungsbuch unmittelbar am Sitzungsende sollte ein Drucker vorhanden sein.

Rechtliche Voraussetzungen

Der Kirchenvorstand unterliegt als Organ einer Körper­schaft öffentlichen Rechts dem für Verwaltungsakte nötigen Schriftform-Prinzip. Daher hat die Einladung zur Sitzung schriftlich mit der Post zu erfolgen. Die Niederschrift (Protokoll) zur Sitzung muss als Ausdruck auf Papier in fortlaufender, nicht manipulierbarer Nummerierung archiviert werden. Das digitale Sitzungsbuch erleichtert die Erstellung aller nötigen Papiere, es ist kein Ersatz für die formgemäße Einladung und Niederschrift auf Papier.

Wie erhalten wir das digitale Sitzungsbuch?

Die Dokumente werden mit den für Ihre Kirchengemeinde nötigen Angaben für Sie eingerichtet und Ihnen dann z.B. auf einer Daten-CD zur Verfügung gestellt. Begleitend erhalten Sie eine ausführliche Benutzungs­­anleitung.

Wie führen wir das digitale Sitzungsbuch ein?

Informieren Sie sich über die Anwendung des digitalen Sitzungsbuches (Anleitung, Muster­dateien, Beratung durch ADM). Wenn Geschäftsführer/in und Schriftführer/in des Kirchenvorstands sowie ggf. weitere Mitarbeitende mit der Anwendung vertraut sind, machen Sie einen Testlauf – zum Beispiel in einer Sitzung, die Sie parallel auf die bisherige Weise protokollieren.

Test Version St. Liborius zur Ansicht (ZIP-Archiv)

Anleitung: Arbeiten mit dem digitalen Sitzungsbuch

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenvorstand - Arbeitsweise, Kirchenvorstand - Protokoll, Sitzungsbuch
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Kassen-/Sitzungsbuch Anwenderbetreuung (EGV, IT)
Zielgruppen des Themas sind: Kirchenvorstand - Geschäftsführung, Büro - Pfarrsekretariat, Kirchenvorstand - Protokollant
Dieser Eintrag wurde am 21.06.2018 von Nadine Küpke bearbeitet.

Ansprechpartner

Anwenderbetreuer Kassen-/Sitzungsbuch (Erzbischöfliches Generalvikariat)

Bernd Kriener
Tel.: 05251 125 1754
E-Mail: Bernd.Kriener@erzbistum-paderborn.de

Zuständig für: Schloß Neuhaus, Elsen-Wewer-Borchen, Paderborn Innenstadt, Paderborn Nord-Ost-West, Paderborn Mitte-Süd, An Egge und Lippe, Südlippe-Pyrmont, Bielefeld, Bielefeld Mitte-Nord-West, Bielefeld Ost, Bielefeld St. Elisabeth, Lippe-Detmold, Bad Salzuflen-Schötmar / Lippe-West, Büren, Delbrück-Hövelhof, Salzkotten, Lichtenau, Im Dortmunder Süden, Dortmund Mitte, Dortmund Mitte-Ost, Dortmund Propsteipfarrei / Mitte-Südwest, St. Ewaldi Dortmund, Dortmund Am Phoenixsee, Dortmund Am Revierpark, Dortmund Derne-Kirchderne-Scharnhorst / Kirchspiel Husen-Kurl-Lanstrop, Dortmund-Ost, Dortmund Nord-West, Dortmunder Westen, Pfarrei Hl. Dreikönige Dortmund, Wanne-Eickel, Pfarrei St. Dionysius Herne, Corpus Christi Castrop-Rauxel, Castrop Rauxel Süd, Hagen-Nord / An den Ruhrseen, Hagen-Mitte-West, Am Hagener Kreuz, Witten, Soest / Möhnesee / Bad Sassendorf, Werl, Hamm, Hamm-Mitte-Osten, Pfarrei St. Franziskus von Assisi Hamm, Liebfrauen Hamm, Lippetal, Lübbecker Land, Mindener Land, Bünder Land-Herford-Widukindsland, Werre-Weser, Meschede-Bestwig, Schmallenberg - Eslohe, Bigge-Olsberg, Winterberg, Marsberg, Medebach / Hallenberg, Brilon / Thülen, Sundern, Arnsberg, St. Petri Hüsten, St. Johannes Bapt. Neheim und Voßwinkel, Bad Driburg, Dreiländereck Beverungen, Steinheim / Nieheimer Land / Marienmünster, Warburg, Brakeler Land, Corvey, Willebadessen-Peckelsheim / Borgentreicher Land, Geseke, Lippstadt / Esbeck-Hörste-Böckenförde, Anröchte / Rüthen, Warstein / Möhnetal, Iserlohn, Menden, Balve-Hönnetal, Stockkämpen, Reckenberg, Gütersloh, Rheda-Herzebrock-Clarholz, Rietberg-Süd / Kirchspiel Neuenkirchen, Verl / Schloß Holte-Stukenbrock, Südliches Siegerland, Siegen-Weidenau, Netpherland, Wittgensteiner Land, Nördliches Siegerland, Attendorn, Wendenener Land, Kirchhundem, Bigge-Lenne-Frettertal, Lennestadt, Olpe, Schwerte, Bergkamen, Lünen, Unna, Arolsen, Bad Wildungen-Waldeck, Korbach

Christoph Hengstebeck
Tel.: 02761 925459
E-Mail: christoph.hengstebeck@kgv-olpe.de

Zuständig für: Südliches Siegerland, Siegen-Weidenau

Zuständig für: Südliches Siegerland, Siegen-Weidenau

Eberhard Vitt
Tel.: 02761 9254-18
E-Mail: eberhard.vitt@kgv-olpe.de

Zuständig für: Netpherland, Wittgensteiner Land

Zuständig für: Netpherland, Wittgensteiner Land

Frank Schleifnig
Tel.: 0231 1848-282
E-Mail: frank.schleifnig@kath-gv-dortmund.de

Zuständig für: Pfarrei Hl. Dreikönige Dortmund, Corpus Christi Castrop-Rauxel

Zuständig für: Pfarrei Hl. Dreikönige Dortmund, Corpus Christi Castrop-Rauxel

Franz Blumenröhr
Tel.: 02921 3582-35
E-Mail: franz.blumenroehr@gemeindeverband-hellweg.de

Zuständig für: Hamm, Hamm-Mitte-Osten, Pfarrei St. Franziskus von Assisi Hamm

Zuständig für: Hamm, Hamm-Mitte-Osten, Pfarrei St. Franziskus von Assisi Hamm

Johannes Schröder
Tel.: 05251 1230-30
E-Mail: johannes.schroeder@gemeindeverband-hochstift.de

Zuständig für: Dreiländereck Beverungen, Steinheim / Nieheimer Land / Marienmünster, Brakeler Land, Corvey

Zuständig für: Dreiländereck Beverungen, Steinheim / Nieheimer Land / Marienmünster, Brakeler Land, Corvey

Jürgen Focke
Tel.: 0231 1848 -464
E-Mail: juergen.focke@kath-gv-dortmund.de

Zuständig für: Dortmunder Westen, Castrop Rauxel Süd

Zuständig für: Dortmunder Westen, Castrop Rauxel Süd

Manuel Buschmann
Tel.: 05251 1230-27
E-Mail: manuel.buschmann@gemeindeverband-hochstift.de

Zuständig für: Elsen-Wewer-Borchen, Paderborn Nord-Ost-West, An Egge und Lippe, Willebadessen-Peckelsheim / Borgentreicher Land

Zuständig für: Elsen-Wewer-Borchen, Paderborn Nord-Ost-West, An Egge und Lippe, Willebadessen-Peckelsheim / Borgentreicher Land

Marc-Oliver Stiewe
Tel.:
E-Mail: marc-oliver.stiewe@gemeindeverband-hellweg.de

Zuständig für: Soest / Möhnesee / Bad Sassendorf, St. Johannes Bapt. Neheim und Voßwinkel

Zuständig für: Soest / Möhnesee / Bad Sassendorf, St. Johannes Bapt. Neheim und Voßwinkel

Michael Heyer
Tel.: 0291 9916-96
E-Mail: michael.heyer@kath-gemeindeverband-meschede.de

Zuständig für: Meschede-Bestwig, Lippstadt / Esbeck-Hörste-Böckenförde

Zuständig für: Meschede-Bestwig, Lippstadt / Esbeck-Hörste-Böckenförde

Michael Luchte
Tel.: 0521 96586-15
E-Mail: michael.luchte@kath-gv-bi.de

Zuständig für: Bad Salzuflen-Schötmar / Lippe-West, Reckenberg, Rheda-Herzebrock-Clarholz, Rietberg-Süd / Kirchspiel Neuenkirchen

Zuständig für: Bad Salzuflen-Schötmar / Lippe-West, Reckenberg, Rheda-Herzebrock-Clarholz, Rietberg-Süd / Kirchspiel Neuenkirchen

Oliver Lohre
Tel.:
E-Mail: Oliver.Lohre@kath-gv-bi.de

Zuständig für: Lippe-Detmold, Gütersloh

Zuständig für: Lippe-Detmold, Gütersloh

Patrick de Jesus da Claudina
Tel.: 0231 1848-335
E-Mail: patrick.de-jesus-da-claudina@kath-gv-dortmund.de

Zuständig für: Im Dortmunder Süden, Dortmund Am Phoenixsee, Dortmund Derne-Kirchderne-Scharnhorst / Kirchspiel Husen-Kurl-Lanstrop

Zuständig für: Im Dortmunder Süden, Dortmund Am Phoenixsee, Dortmund Derne-Kirchderne-Scharnhorst / Kirchspiel Husen-Kurl-Lanstrop

Rainer Engel
Tel.: 02331 9197-65
E-Mail: rainer.engel@kath-gv-hagen.de

Zuständig für: Hagen-Nord / An den Ruhrseen, Bergkamen

Zuständig für: Hagen-Nord / An den Ruhrseen, Bergkamen

Ralf Henze
Tel.:
E-Mail: Ralf.Henze@kgv-olpe.de

Zuständig für: Wendenener Land, Olpe

Zuständig für: Wendenener Land, Olpe

Sebastian Bublitz
Tel.: 0521 96586-48
E-Mail: sebastiasn.bublitz@kath-gv-bi.de

Zuständig für: Mindener Land, Bünder Land-Herford-Widukindsland

Zuständig für: Mindener Land, Bünder Land-Herford-Widukindsland

Stefan Sachnik
Tel.: 0521 96586-63
E-Mail: stefan.sachnik@kath-gv-bi.de

Zuständig für: Bielefeld Mitte-Nord-West, Bielefeld Ost, Werre-Weser, Verl / Schloß Holte-Stukenbrock

Zuständig für: Bielefeld Mitte-Nord-West, Bielefeld Ost, Werre-Weser, Verl / Schloß Holte-Stukenbrock

Stefan Ulrich
Tel.: 0231-1848 303
E-Mail: stefan.ulrich@kath-gv-dortmund.de

Zuständig für: Dortmund Am Revierpark, Dortmund Nord-West

Zuständig für: Dortmund Am Revierpark, Dortmund Nord-West

Sven Seliger
Tel.: 0231 1848-268
E-Mail: sven.seliger@kath-gv-dortmund.de

Zuständig für: Pfarrei St. Dionysius Herne

Zuständig für: Pfarrei St. Dionysius Herne

Thomas Schauerte
Tel.:
E-Mail: Thomas.Schauerte@kgv-olpe.de

Zuständig für: Nördliches Siegerland, Lennestadt

Zuständig für: Nördliches Siegerland, Lennestadt

Außendienstmitarbeiterin (ADM)

Angelika Boenninghausen
Tel.: 0521 96586-24
E-Mail: angelika.boenninghausen@kath-gv-bi.de

Zuständig für: Südlippe-Pyrmont, Lübbecker Land

Zuständig für: Südlippe-Pyrmont, Lübbecker Land

Claudia Belke
Tel.: 02761 9254-41
E-Mail: claudia.belke@kgv-olpe.de

Zuständig für: Bigge-Lenne-Frettertal

Zuständig für: Bigge-Lenne-Frettertal

Claudia Milzkott
Tel.: 02331 919754
E-Mail: claudia.milzkott@kath-gv-hagen.de

Zuständig für: Hagen-Mitte-West, Am Hagener Kreuz

Zuständig für: Hagen-Mitte-West, Am Hagener Kreuz

Katharina Plöger
Tel.:
E-Mail:

Zuständig für: Werl

Zuständig für: Werl

Marietta Ewers
Tel.: 0291 9916-78
E-Mail: Marietta.Ewers@kath-gemeindeverband-meschede.de

Zuständig für: Brilon / Thülen, Arolsen, Bad Wildungen-Waldeck, Korbach

Zuständig für: Brilon / Thülen, Arolsen, Bad Wildungen-Waldeck, Korbach

Sabine Trappe
Tel.: 02761 9254-34
E-Mail: sabine.trappe@kgv-olpe.de

Zuständig für: Kirchhundem

Zuständig für: Kirchhundem