Verwaltungshandbuch

für das Erzbistum Paderborn

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Rück-/Einpfarrung vollziehen

... Archiv überführen Bei Abschluss eines Lagerbuches ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde. Grundbuchberichtigung beim Notar oder...

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Neupfarrung: Neue Pfarrei einrichten

... Archiv überführen Bei Abschluss eines Lagerbuches ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde. Grundbuchberichtigung beim Notar beauftragen...

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Rück-/Einpfarrung vollziehen

Nachdem der Erzbischof die Ein- oder Rückpfarrung vollzogen hat, sind eine Reihe von Arbeiten nötig, um diese Veränderung umzusetzen.
Die aufgezählten Arbeitsschritte können zum Teil parallel und in verteilten Zuständigkeiten bearbeitet werden.

Siegel der erlöschenden Pfarreien ans Archiv übergeben

Die alten Siegel können zur Aufbewahrung ans Erzbischöfliche Diözesanarchiv (Domplatz 3, 33098 Paderborn) gegeben werden. Sie können aber auch an unzugänglicher Stelle in der Kirchengemeinde aufbewahrt werden.

IT anpassen

Briefbogen, Pfarrnachrichten, E-Mail-Adressen und -Signaturen, Homepage.
In der Regel ist es sinnvoll, diese Aufgabe einem Dienstleister zu übergeben.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches Meldewesen

Entscheidung über künftige Verwaltung der Meldewesendaten treffen

Die Ein- oder Rückpfarrung muss in den Strukturen des Meldewesens nachgeführt werden. Dies ist auf zwei Arten möglich:
Die Altstrukturen werden vollständig gelöscht. Somit ist zum Beispiel bei der Erstellung von Listen keine regionale Unterstrukturierung mehr möglich.
Die Altstruktur bleibt für Abfragezwecke erhalten. Über speziell zu erstellende Abfragen ist auch die Abfrage über die Neustruktur möglich.
Bei der Überlegung, welche Variante für die konkrete Situation und Arbeitsweise der Büros passend ist, berät die Anwenderbetreuung für das kirchliche Meldewesen im Erzbischöflichen Generalvikariat gerne.

Mitteilung über gewünschte Verwaltung der Meldewesendaten an Erzbischöfliches Generalvikariat erstellen

Muster

Brief unterschreiben

Brief zum Postversand an das Pfarrbüro übergeben

Registratur und Archiv auf neue Struktur anpassen

Die Akten der erlöschenden Kirchengemeinden werden ab Termin der Ein-/Rückpfarrung nicht getrennt weitergeführt, sondern in den Aktenplan der aufnehmenden Kirchengemeinde aufgenommen. Unter Umständen muss der Aktenplan neu strukturiert und/oder erweitert werden.

Vollmachten für pfarramtliche Aufgaben erteilen

Zur Erleichterung der Arbeitsabläufe in den Pfarrbüros sollte der Pfarrer z.B. dem Pfarrsekretariat Vollmachten übertragen.

Chroniken der erlöschenden Kirchengemeinden schließen und ins Archiv überführen

Bei Abschluss einer Chronik ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde.

Kirchenbücher der erlöschenden Kirchengemeinden schließen und ins Archiv überführen

Bei Abschluss eines Kirchenbuches ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde.

Buchhaltung örtlicher Gelder der erloschenen Kirchengemeinden abschließen

Während der Vorbereitung auf das Dekret sind die Vermögenswerte bereits dokumentiert worden.

Buchhaltung örtlicher Gelder (Spenden, Kollekten, Treuhandgelder des KV) durch die aufnehmende Kirchengemeinde übernehmen

Die Abschlussbeträge der Kostenstellen der erloschenen Kirchengemeinden jeweils als einzelne Buchungen in die Buchhaltung der aufnehmenden Kirchengemeinde einbuchen.

Lagerbücher der erloschenen Kirchengemeinden schließen und ins Archiv überführen

Bei Abschluss eines Lagerbuches ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde.

Grundbuchberichtigung beim Notar oder direkt beim Amtsgericht beantragen

Auf Mitteilung des Amtsgerichts warten

Mitteilung des Amtsgerichts über Grundbuchänderung entgegennehmen

Mitteilung des Amtsgerichts überprüfen

Mitteilung des Amtsgerichts archivieren

Namen- und Befugnisse bei Banken u.ä. ändern

Wenn nötig: Trägerschaft ändern

z.B. Kindergarten, Friedhof, Krankenhaus, KÖB, auch Satzungen von Chören, …

Vertragspartner informieren

Kommune, Versicherungen, Versorger (Strom, Wasser), Lieferanten ….

Öffentlichkeit informieren

Zeitungsbericht vorbereiten
Presse zu Gründungsgottesdienst und Feier einladenVollmachten für die Vermögensverwaltung erteilen

Zur Erleichterung der Arbeitsabläufe im Kirchenvorstand der großen Pfarrei sollte die Möglichkeit von Gattungsvollmachten (z.B. für einzelne Aufgabenfelder) geprüft werden.

Gottesdienst und Feier des Zusammenschlusses vorbereiten und ausführen

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Einpfarrung, Rückpfarrung, Archiv, Chronik, Grundbuch, Kassenbuch, Kirchenbücher, Pfarrbüro - Registratur, Siegel, Aktenplan