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Pastoraler Planungsprozess Strukturen für Zusammenarbeit aufbauen

Entscheidungshilfe: Telefonie für die Arbeitsplätze im Pastoralen Raum

Diese Entscheidungshilfe finden Sie unter dieser Verknüpfung als PDF-Datei.

Der Pastorale Raum hat neben dem gemeinsamen Büro am Sitz der Leitung weitere Standorte. Sie untereinander und für die Menschen erreichbar zu machen, stellt Anforderungen an die Telefonanschlüsse und ihre Nutzung.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, die laufenden Kosten für Telefonie über einen für alle Standorte gemeinsamen Etat abzurechnen. Im Pastoralverbund ist das der Pastoralverbundsetat.

Die Zahl der Orte und der Apparate ist in der Regel zu klein, um von den Telefonanbietern selbst als Geschäftskunde betreut und beraten zu werden. Es empfiehlt sich daher, Beratung bei einem auf die Bürotechnik für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisierten örtlichen Betrieb zu suchen. Dies können Firmen für Elektrotechnik oder Elektroinstallation sein, die sich für Telefonie spezialisiert haben.

Die folgenden Punkte können vor einer Beratung aufgenommen und in einem vorbereitenden Kreis bearbeitet werden.

1. Grundsätzliche Überlegungen

  • Welche Arbeitsplätze bzw. Büros und welche Personen im Pastoralen Raum brauchen ein (eigenes) Telefon?
  • Welche Arbeitsplätze und welche Personen müssen durch eine eigene Telefonnummer von außen erreichbar sein? Zu welchen Zeiten soll die Erreichbarkeit verlässlich möglich sein? Wo ist die (ggf. zentrale) Annahme von Telefonaten?
  • Gibt es weitere Gebäude (z.B. Kirche (Sakristei), Pfarrheim, Pfarrhaus) die mit einbezogen werden sollen?
  • Gibt es mobile Arbeitsplätze (z.B. Kontaktbüro, Arbeitsplatz für Kirchenvorstände)? Brauchen diese Telefon?
  • Wie ist die Erreichbarkeit für seelsorgliche Notfälle außerhalb von Bürozeiten geregelt? Wie soll die Rufbereitschaft erreichbar sein (z.B. Rufumleitung von einer gemeinsamen Nummer, mobiles Telefon)?
  • Welche weiteren Endgeräte werden wo genutzt (Anrufbeantworter, Fax, Drucker, Kopierer)?
  • Gibt es größere Einrichtungen, deren Telefonanlage ggf. mitgenutzt werden könnte (z.B. katholisches Krankenhaus, Altenheim)?
  • Wie häufig sind Veränderungen? Muss die Telefonanlage und ihre Funktionen (z.B. Anrufbeantworter) durch einen Mitarbeitenden des Pastoralen Raumes gewartet werden können?
  • Gibt es Arbeitsplätze oder Orte an denen Internetzugang nötig ist (oder werden kann), die einen Datenanschluss benötigen?

2. Alternativen für die Entscheidung

a)    Optimieren des Bestehenden: In der Regel hat jeder Arbeitsplatz bzw. jedes wichtige Gebäude einen Telefonanschluss. Die Arbeit mit diesen Anschlüssen kann durch Techniken wie mehrere Endgeräte an einem Anschluss, Pauschaltarife, Anrufweiterschaltung und Anrufbeantworter so aufeinander abgestimmt werden, dass die gewünschten Leistungen erreicht werden.

b)    Anschaffen einer Telefonanlage: Sind mehr als drei Apparate in einem Gebäude, die unter Umständen gleichzeitig genutzt werden, kann einen Telefonanlage die gewünschten Leistungen bereitstellen. Auch können Telefonanlagen an mehreren Standorten untereinander verknüpft werden und so weitere Funktionen ermöglichen.

c)    Umstieg auf Internet-Telefonie: Die Leistungen einer Telefonanlage können bei unterschiedlichen Anbietern als Dienstleistung über das Internet gemietet werden. Der einzelne Apparat muss dann lediglich an das Internet angeschlossen sein. Der Ort, an dem das Gerät steht, spielt dabei keine Rolle mehr. Auch andere Internet-Geräte wie Tablet-Computer und Smartphones können als Telefone in der virtualisierten Telefonanlage genutzt werden. Bei dieser Technik ist auf angemessene Verschlüsselung zu achten, die die Vertraulichkeit auch von seelsorglichen Gesprächen wahrt.

3. Mögliche Leistungen einer Telefonie-Lösung

  • Rufnummer aus dem örtlichen Vorwahlbereich
  • Schnurgebundene Geräte (Arbeitsplätze mit fester Funktion)
  • mobile Handgeräte (personenbezogene Erreichbarkeit)
  • Rufnummern zwischen Arbeitsplätzen mitnehmen
  • Anruf heranholen (z.B. wenn Arbeitsplatz für die zentrale Rufannahme nicht besetzt ist)
  • Anrufweiterleitung
  • Anrufbeantworter
  • Rufumleitung
  • Anklopfen, wenn auf dem Apparat gesprochen wird
  • Hold: Telefonate halten
  • Makeln: zwischen Verschiedenen Gesprächen hin und herschalten
  • Aufschalten: Teilnehmende können zu einem bestehenden Gespräch hinzugeschaltet werden
  • Dreierkonferenz, Telefonkonferenzen
  • Wartemusik für Anrufende
  • Durchwahlfunktion
  • Vermittlungsstelle
  • Zentrales Telefonbuch wird automatisch konfiguriert/ Kontaktverwaltung mit Telefonbuch
  • Telefonbuch mit Kurzwahl, Anrufendenliste, Namensnennung und Anzeige der eingehenden Telefonnummer am Gerät und/oder am Rechner (CTI)
  • Gruppen bilden, deren Mitglieder alle auf bestimmte Rufnummern Zugriff haben
  • Fax senden/empfangen von Rechner-Arbeitsplätzen aus
  • Nachricht bei einkommendem Anruf per Mail, Fax oder SMS
  • Gesprochene Nachrichten per Mail weitersenden
  • Integration von Mobiltelefonen und Tablet-Computern
  • Nachtfunktion (bzw. Rufbereitschaft): weiterleiten auf externe Telefonnummern
  • Steuerung von Beleuchtung und Klimaanlage bzw. Heizung
  • Gespräche aufzeichnen und „archivieren“
  • Anlage von außen einstell-/konfigurierbar (z.B. durch einen Dienstleister)

4. Ist-Aufnahme zur Entscheidungsvorbereitung

  1. Welcher Arbeitsplatz in welchem Büro hat ein Telefon?
  2. Mit welcher Rufnummer ist der Arbeitsplatz erreichbar?
  3. Wie häufig wird der Anschluss angerufen (z.B. pro Woche)? Wie viele Gespräche werden von dem Anschluss geführt (z.B. pro Woche, wenn möglich unterschieden nach intern und extern/gebührenpflichtig)? Wie viele Gespräche werden pro Gebäude gleichzeitig geführt (in Hauptzeiten)?
  4. Von welchem Hersteller/ Baujahr ist das Telefon/ die Telefonanlage? Ist eine Um- oder Aufrüstung der Anlage möglich?
  5. Welche Technik hat der Anschluss (Standard (analog), ISDN, VoIP, Mobilfunk)?
  6. Welche Ausgaben und welche Vertragsbedingungen (z.B. Kündigungsfristen) bestehen für den Anschluss (die Rechnungsunterlagen sind beim Gemeindeverband abrufbar)?
  7. Welche Rufnummern sind veröffentlicht (in den Pfarrnachrichten, im Telefonbuch, im Personalverzeichnis des Erzbistums)?

5. Abwägen der Alternativen

Sammeln Sie Vor- und Nachteile der Alternativen. Die folgenden Fragen können Impulse für einen Vergleich der Alternativen sein:

  • Welche Auswirkungen hat die Entscheidung auf den Arbeitsalltag? Was ist sofort anders für die Menschen, die Kontakt zur Kirche suchen? Was ändert sich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
  • Wie sind die langfristigen Auswirkungen der Alternativen? Wie wird die Situation sein nach einem Jahr? Wie nach fünf Jahren?
  • Welche Kosten entstehen durch die Anschaffung? Welche Tarif- und Wartungskosten sind jährlich absehbar? Wann ist die Anschaffung abgeschrieben und eine Ersatzanschaffung wahrscheinlich?
  • Welche Änderungen sind in den nächsten fünf Jahren absehbar? Muss die Lösung absehbar gewartet oder erweitert werden?
  • Welche Erfahrungen haben die Pfarrsekretärinnen und -sekretäre bislang mit der Telefonie gemacht? Gibt es Erfahrungsberichte von Menschen, die telefonisch Kontakt zur Kirche gesucht haben?
  • Welche Lösungen setzen andere ein, z.B. andere Pastorale Räume im Dekanat oder örtliche Banken (mit Filialen an unterschiedlichen Standorten) ein? Welche Erfahrungen gibt es dort mit Dienstleistern?

6. Erste Schritte

  • Bilden Sie einen Expertenkreis, der die Entscheidung vorbereitet. Darin sollten Vertreter der Kirchenvorstände und der Mitarbeitenden sein sowie wenn vorhanden die Verwaltungsleitung. Gibt es keine Verwaltungsleitung, kann die/der ADM den Kreis bei der Arbeit unterstützen.
  • Angebote einholen und prüfen
    • Alle Alternativen sind mit Einrichtungsarbeiten verbunden. Diese sollte jemand ausführen, der auch bei Problemen im Anwendungsalltag gut erreichbar ist und die technischen Entwicklungen verfolgt. Dies leisten auf Telekommunikation spezialisierte Betriebe.
    • Vergleichen Sie unterschiedliche Dienstleister und Angebote. Berücksichtigen Sie dabei auch Kosten für Kundendienst.
    • Tipp: Kaufen Sie bei Neuanschaffung einer Anlage gleich zwei oder mehr Ersatzapparate. Die Hersteller wechseln Modellreihen häufiger, was die Ersatzbeschaffung im Falle eines Defektes aufwändig und teuer macht.
  • Stellen Sie die Lösungen im Entscheidungsgremium vor (Kirchenvorstand einer Gesamtpfarrei oder Finanzausschuss des Pastoralverbundes).
  • Treffen Sie die Auswahl und fassen Sie die nötigen Beschlüsse. Im Pastoralverbund müssen Anschaffungen durch den jeweils für das Gebäude zuständigen Kirchenvorstand beschlossen und finanziert werden; laufende Kosten sollten über den gemeinsamen Pastoralverbundsetat abgerechnet werden.
  • Vereinbaren Sie die nötigen Arbeitsschritte zur Einführung der beschlossenen Veränderungen. Informieren Sie die Beteiligten.
  • Gewährleisten Sie die Einarbeitung der Mitarbeitenden in geänderte Abläufe und Bedienweisen. Sorgen Sie dafür, dass an jedem Arbeitsplatz eine Dokumentation der wichtigsten Bedienschritte und ein Verzeichnis aller Telefonnummern im Pastoralen Raum ausgelegt sind.
Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Telefonie, Arbeitshilfe, Pastoraler Raum
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Ansprechperson Fragen zur Beschaffung (Erzbischöfliches Generalvikariat), Ansprechperson Beschaffung Tresore, Archivschränke (Erzbischöfliches Generalvikariat), Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Zielgruppen des Themas sind: Büro - Sekretariat des Leiters, Hausmeister/Technik/Instandhaltung, Kirchenvorstand, Pastoralteam
Dieser Eintrag wurde am 16.03.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.

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