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Büroalltag organisieren

Arbeitshilfe - Umgang mit Heimarbeit in den Pfarrbüros im Pastoralen Raum

Die Arbeitshilfe finden Sie hier als PDF.

Heimarbeit ist eine Arbeitsform, die es dem Mitarbeitenden ermöglicht, einen Teil der anfallenden Büroarbeiten zu Hause zu erledigen. Mit einer solchen Arbeitsform können Mitarbeitende berufliche und familiäre Interessen (z.B. Versorgung kleiner Kinder, Pflege von Angehörigen) besser miteinander vereinbaren und den unterschiedlichen Anforderungen leichter gerecht werden.

Auch der Dienstgeber profitiert von der Heimarbeit, wenn er mit diesem Angebot gute Mitarbeitende langfristig binden kann und nicht auf Grund familiärer Gegebenheiten auf bewährte Mitarbeitende verzichten muss.

Voraussetzungen für die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes

a) Die dienstliche Tätigkeit ist geeignet, von zu Hause aus erledigt zu werden

  • Es ist lokal zu vereinbaren, ob Art und Umfang der Tätigkeit (BU) geeignet sind

b) Die persönliche Eignung des Mitarbeitenden ist gegeben. Dazu gehören:

  • Zuverlässiges, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Integrität
  • Disziplin und Eigenmotivation
  • Vertrauensverhältnis zum Vorgesetzten und den Kollegen
  • Sensibilität im Umgang mit schützenswerten Daten

c) Die Arbeitsplatzsituation ist geklärt

  • Zu Hause
    • Es ist ein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden (Arbeitssicherheit, Datenschutz).
    • Es besteht ein Internetzugang.
    • Ein Zutrittsrecht für Beauftragte der Gemeinde/PR wurde besprochen
  • Im Pfarrbüro
    • Ein zeitweise zu nutzender Arbeitsplatz für Präsenzzeiten ist vorhanden.

Vereinbarungen zur Heimarbeit

Arbeitszeiten

a) Es gibt eine Vereinbarung über die Arbeitszeiten der Heimarbeit und der Präsenzzeiten im Pfarrbüro (z.B. für Besucherkontakte, Arbeitsabsprachen, Dienstbesprechungen).

b) Für eine notwendige Erreichbarkeit am Heimarbeitsplatz (telefonisch oder per Mail) sind Absprachen getroffen.

c) Es ist eine Vereinbarung über die Erfassung der Heimarbeitszeiten getroffen.

d) Bei der Heimarbeit sind die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes einzuhalten.

Dauer der Heimarbeit

Die Heimarbeit wird für einen befristeten Zeitraum vereinbart. Beispielsweise wird zunächst ein Zeitraum von ca. 3 Monaten gewählt. Danach wird überprüft, ob sich die Heimarbeit in dieser Zeit bewährt hat (Ziele erreicht? Muss Vereinbarung angepasst werden?).

Hat sich die Heimarbeit als Arbeitsform bewährt, wird eine Vereinbarung über einen längeren Zeitraum getroffen (z. B. 1 Jahr oder für die Dauer der Elternzeit, …). In vereinbarten Abständen oder bei Veränderungen findet eine Überprüfung der Arbeitsform Heimarbeit statt.

Arbeitsaufträge für Heimarbeit

Es wird schriftlich vereinbart, welche Arbeiten von zu Hause aus erledigt werden, welche Unterlagen der Mitarbeitende dafür zu Hause benötigt und wie die Aufgabenerfüllung nachgewiesen wird.

Muster: Vereinbarung zur Heimarbeit

Arbeitsmittel (Kosten, Haftung)

Der Mitarbeitende stellt den Arbeitsplatz (Arbeitszimmer/Schreibtisch/Telefonanschluss/ Energiekosten) und den Internetzugang zur Verfügung. Wenn vereinbart, stattet der Dienstgeber den Heimarbeitsplatz des Mitarbeitenden mit der notwendigen Hardware aus und sorgt für die Zugriffsmöglichkeit auf notwendige Daten.

Der Mitarbeitende haftet den gesetzlichen Vorschriften entsprechend bei vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schäden an einem für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellten PC oder Laptop. Er haftet ggf. auch für von ihm vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Folgen von Datenschutzverstößen.

Nutzung der Online-Dienste des Erzbistums Paderborn

Der Leiter des Pastoralen Raums beantragt bei dem Leiter der IT-Abteilung des EGV schriftlich (oder per Mail: ), ihn bei der Einrichtung des Zugangs zu den Online-Diensten des Erzbistums Paderborn für den Heimarbeitsplatz zu unterstützen. Hat der/die Mitarbeitende bereits einen Zugang zu den Online-Diensten des Erzbistums Paderborn, so kann dieser für die Heimarbeit genutzt werden. Falls noch kein Zugang zu den Online-Diensten für den Mitarbeitenden vorhanden ist, kann ein neuer Zugang beantragt werden (Antrag auf Nutzung der Server-Dienste für einen Heimarbeitsplatz). Die IT-Abteilung des Erzbischöflichen Generalvikariats ist bei der Installation des dafür notwendigen Citrix Receivers behilflich.

Arbeitssicherheit

Die Arbeitsschutzbestimmungen (besonders Arbeitsstättenverordnung und Bildschirmarbeitsplatz­verordnung) gelten auch für den Heimarbeitsplatz.

Datenschutzbestimmungen

Datenschutz und Datensicherheit sind am häuslichen Arbeitsplatz besonders zu gewährleisten. Der Mitarbeitende verpflichtet sich, die Vorschriften (Gesetz über den kirchlichen Datenschutz KDG sowie die Durchführungsverordnung KDG-DVO in ihren jeweils gültigen Fassungen) einzuhalten. Familienangehörigen oder sonstigen unbefugten Personen darf kein Zugang zu den Geräten und den Programmen gestattet oder Einsicht gewährt werden (u.a. Bildschirmschoner mit Passwort einrichten). Eine entsprechende Erklärung wird dazu abgegeben .

Merkblatt:Datenschutz und Meldewesen im pfarramtlichen Bereich

Checkliste zur Vereinbarung von Heimarbeit

  • Der Mitarbeitende ist über die einschlägigen Datenschutzbestimmungen informiert.
  • Der Mitarbeitende hat eine schriftliche Verpflichtungserklärung zum Datenschutz nach § 5 KDG abgegeben. (Sofern nicht bereits vorhanden)
  • Die nach § 26 KDG i. V. m. Kapitel 3 KDG-DVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind umgesetzt.
  • Der Arbeitsplatz (mit Internetzugang und Telefonanschluss) für die Heimarbeit ist vom Mitarbeitenden bereitgestellt.
  • Der Mitarbeitende ist über Arbeitsschutzbestimmungen informiert.
  • Eine Vereinbarung über Umfang, Dauer und Tätigkeiten der Heimarbeit ist zwischen dem Dienstgeber und dem Mitarbeitenden schriftlich abgeschlossen.
  • Eine notwendige Erreichbarkeit des Mitarbeitenden ist sichergestellt und schriftlich vereinbart.
  • Die Nutzung der für die Arbeit notwendigen Hardware ist einvernehmlich geregelt.
  • Der Zugang zu den Server-Diensten ist bei der IT des EGV beantragt.
  • Der Zugriff auf die notwendigen Daten ist eingerichtet.
  • Die IT-Abteilung des EGV ist über die während der Heimarbeit regelmäßig genutzte E-Mail-Adresse und die telefonische Erreichbarkeit schriftlich informiert.

Checkliste zur Überprüfung der Heimarbeit

  • Die Heimarbeit ist nach dreimonatiger Dauer überprüft worden.
  • Wenn nötig, ist die Vereinbarung zur Heimarbeit angepasst worden.
  • Die Vereinbarung zur Heimarbeit ist auf die geplante Dauer verlängert worden.
  • Bei Bedarf oder nach Ablauf einer vereinbarten Frist ist die Heimarbeitssituation erneut überprüft worden.

Checkliste zur Beendigung der Heimarbeit

  • Die Vereinbarung zur Heimarbeit endet fristgerecht oder die Beendigung wird vorzeitig vereinbart.
  • Mögliche vom Dienstgeber zur Verfügung gestellte Hardware ist an die Dienststelle zurückgegeben.
  • Der Leiter des Pastoralen Raums oder ggf. die Verwaltungsleitung hat die IT-Abteilung des EGV über die Beendigung der Heimarbeit schriftlich informiert und mitgeteilt, wie der Mitarbeitende telefonisch und per E-Mail nach Beendigung der Heimarbeit erreichbar ist.
  • Der Zugang zu den Server-Diensten (Token) wird wieder im Pfarrbüro genutzt oder ist – falls der Mitarbeitende den Token nicht mehr braucht – an die IT des EGV zurückgegeben
  • Die Mitarbeitenden im Pastoralen Raum sind über die Beendigung der Heimarbeit ihres Kollegen/ihrer Kollegin informiert.
  • Für die Zeit der Heimarbeit geänderte Listen (Telefon, Erreichbarkeit usw.) sind auf den neuen Stand angepasst.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrbüro, Heimarbeit, Arbeitshilfe
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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Abteilungsleitung Personal (Erzbischöfliches Generalvikariat), Leitung Fachbereich Personal (Gemeindeverband)
Dieser Eintrag wurde am 22.01.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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