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Bü­ro­all­tag or­ga­ni­sie­ren Pu­bli­kums­ver­kehr emp­fan­gen

Ar­beits­hil­fe - Um­gang mit Be­su­chen­den im Pfarr­bü­ro

Hier fin­den Sie die Ar­beits­hil­fe als Word Do­ku­ment.

Die Er­kennt­nis, dass das Pfarr­se­kre­ta­ri­at für die Er­le­di­gung der Ar­beit auch „stö­rungs­freie“ Zei­ten braucht (z.B. Buch­hal­tung, Kol­lek­ten­ab­rech­nung, Ein­tra­gun­gen in die Kir­chen­bü­cher) führt dazu, dass die Öff­nungs­zei­ten der Pfarr­bü­ros nicht iden­tisch sind mit den Ar­beits­zei­ten der Pfarr­se­kre­tä­rin­nen und Pfarr­se­kre­tä­re. Ei­ni­ge Be­su­chen­de der Pfarr­bü­ros tun sich schwer damit, das zu ak­zep­tie­ren. Be­son­ders eh­ren­amt­li­che Mit­ar­bei­ten­de er­war­ten häu­fig, dass ihnen immer „die Tür offen steht“, be­son­ders wenn sie „nur mal eben …“ einen Schlüs­sel ab­ge­ben, etwas brin­gen oder holen wol­len.

Den Se­kre­ta­ria­ten fällt es häu­fig schwer, sich ab­zu­gren­zen. Sie be­fürch­ten, dass die Be­su­chen­den ver­är­gert sind oder sich Eh­ren­amt­li­che zu­rück­ge­setzt füh­len. Manch­mal fällt es auch ein­fach nur schwer, „Nein“ zu sagen.

Pas­to­ral­team, KV und Se­kre­ta­ri­ats­team ma­chen einen Ein­satz­plan/Dienst­plan fürs Pfarr­bü­ro­team mit Auf­ga­ben und Zu­stän­dig­kei­ten und Öff­nungs­zei­ten sowie einer Ver­tre­tungs­re­ge­lung der Pfarr­bü­ros.

Dabei sind die Be­lan­ge der Be­su­chen­den (Öff­nungs­zei­ten zu ak­zep­ta­blen Zei­ten und in aus­rei­chen­dem Um­fang) wie auch die Be­lan­ge des Se­kre­ta­ri­ats­teams (Ar­beit muss zu schaf­fen sein!) zu be­rück­sich­ti­gen. Damit die Ar­beit zu schaf­fen ist, sind „stö­rungs­freie“ Ar­beits­zei­ten not­wen­dig. An­ders ist es, wenn die Ar­beit so auf­ge­teilt wird, dass die Se­kre­ta­riat­mit­ar­bei­ten­den, die die Kon­takt­bü­ros be­set­zen bzw. die Öff­nungs­zei­ten ab­de­cken nur mit Auf­ga­ben be­traut wer­den, die auch bei mehr­fa­chen Un­ter­bre­chun­gen er­le­digt wer­den kön­nen und die nicht kurz­fris­tig fer­tig sein müs­sen.

Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Pfarr­bü­ro, Pfarr­bü­ro - Öff­nungs­zeit, Ar­beits­hil­fe
Ihre An­sprech­part­ner zum Thema sind: Un­ter­stüt­zung der Ver­wal­tung im Pas­to­ra­len Raum (Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at)
Die­ser Ein­trag wurde am 11.03.2020 von Na­di­ne Küpke be­ar­bei­tet.

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