Seite drucken
Service und Infos IT-Anwendungen digitales Sitzungsbuch

Anleitung: Arbeiten mit dem digitalen Sitzungsbuch

Diese Anleitung setzt voraus, dass Sie die Dateien zum digitalen Sitzungsbuch vorliegen haben. Sie erhalten auf Anfrage eine Demonstrations-Umgebung oder eine für Ihr Gremium vorbereitete Fassung bei der Zentralabteilung IT.

Kirchenvorstandsitzungen können Sie mit Hilfe des digitalen Sitzungsbuches vorbereiten, protokollieren und nachbereiten. Als Arbeitsmittel benötigen Sie einen Rechner mit Microsoft Word ab Version 2010 und Microsoft Windows. Für den Ausdruck von Protokoll und Auszügen aus dem Sitzungsbuch im Anschluss an die Sitzung benötigen Sie einen Drucker. Grundkenntnisse im Umgang mit einem Textverarbeitungsprogramm sollten vorhanden sein oder in einem entsprechenden Einführungskurs erworben werden.

Die vollständig abgehefteten, durchnummerierten, unterschriebenen und später gebundenen Ausdrucke des digitalen Sitzungsbuches ersetzen das bisher geführte Sitzungsbuch der Kirchenvorstände in Papierform gemäß der Verwaltungsverordnung ►Führung des Protokollbuches (KA 1993, Stück 8, Nr. 116)

Tipp: Nutzen Sie alterungsbeständiges Papier, das zur Archivierung geeignet ist. (Bitte kein Umweltpapier nutzen, dies ist immer säurehaltig.)

Tipp: Zur Protokollierung darf gemäß der Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchengemeinden und Gemeindeverbänden (VVG) jeweils nur ein „Aktenordner Kirchenvorstand“ verwendet werden, nachzulesen im KA 2009, Stück 8, Nr. 106. Mit Anlegen eines neuen Ordners wird der alte Ordner geschlossen und gebunden.

Sie haben das „H 1c Protokollbuch“ einschließlich der Formulare gespeichert und die Bearbeitung der hinterlegten Programmierung an Ihrem Rechner zugelassen gemäß der ►Anleitung: Digitale Unterstützung für Sitzungen installieren? Dann bearbeiten Sie Ihre Kirchenvorstandssitzung nun (fast) wie gewohnt:

1. Sitzungsvorlagen für die Tagesordnungspunkte erstellen

Mit dem Formular „Word-Dokument Top erstellen“, gespeichert im Ordner „Windows-Ordner Formulare“, erstellen Sie für jeden Tagesordnungspunkt (TOP) der Sitzung ein Dokument.

Ordner für digitales Sitzungsbuch EGV, 2014admin

Sie öffnen das Formular „Word-DokumentTop erstellen“ mit Doppelklick der linken Maustaste. Es öffnet sich ein Eingabefenster. Sie tragen ein:
  • „Dateiname des Tops“, unter dem Sie den Tagesordnungspunkt (TOP) speichern, z. B. das Thema mit zwei oder drei Worten umrissen.
    Dieses Feld ist eine Pflichteingabe, deshalb farblich hervorgehoben. Die Angabe benötigt die hinterlegte Programmierung zur Erstellung des Speichernamens für den TOP.
    Tipp: Die TOPs werden alphabetisch im Ordner „Windows-OrdnerTOP-Eingang“ gespeichert. Einen guten Überblick über Ihre TOPs erhalten Sie, wenn Sie den Speichernamen mit einem Subjekt beginnen und mit einem Verb ergänzen. Beispiel: „Spielplatz Familienzentrum sanieren“.
  • Das „Thema“ der Beratung: Dieser Text wird in die Einladung als Tagesordnungspunkt übernommen.
    Auch dieses Feld ist eine Pflichteingabe, deshalb farblich hervorgehoben.
    Tipp: Bei Erstellung der Tagesordnung in der Einladung werden Ihnen diese Themen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Beginnen Sie auch die Themen der Tops mit dem Subjekt, um einen schnellen Überblick gewinnen zu können.
  • Ist die Maßnahme dieses Tagesordnungspunktes kirchenaufsichtlich genehmigungspflichtig? Ja“ bzw. „Nein“ bitte entsprechend angeben.
    Tipp: Welche Beschlüsse der Kirchenvorstände und der Vertretungen der Gemeindeverbände zu ihrer Rechtsgültigkeit der Genehmigung der Erzbischöflichen Behörde bedürfen, finden Sie in Artikel 7 der Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchengemeinden und Gemeindeverbänden (VVG) des nordrheinwestfälischen und hessischen Anteils der Erzdiözese Paderborn vom 29.07.2009, im KA 2009, Stück 8, Anlage zu Nr. 106.
  • Sind weitere Gremien zu beteiligen und wenn ja, welche? Bitte tragen Sie das Gremium in das Eingabefeld ein, z. B. „Finanzausschuss“.
  • Wer wird den TOP unterzeichnen? Sie können mit Hilfe des kleinen Pfeils ▼ rechts neben dem Eingabefeld

Pfeil neben Auswahldialog

eine Auswahl treffen (die Mitglieder Ihres Gremiums sind hinterlegt) oder Sie tragen einen Namen in das Eingabefenster ein.

Sie bestätigen Ihre Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche „übernehmen“. (Klicken Sie auf die Schaltfläche „abbrechen“, wird das Dokument nicht gespeichert.)

Das Eingabefenster schließt sich, Ihre Einträge wurden in das Dokument übernommen. Sie können nun Einträge im Dokument selber in den gelben Feldern vornehmen. (Teile des Formulars „Word-DokumentTop erstellen“ sind mit einem Blattschutz versehen. Bitte den Schutz nicht aufheben.)

Bitte beim Eintragen die gelben Felder nicht löschen, da hier Textmarken für die Programmierung hinterlegt sind.

Sie tragen ein:

  • den „Vorschlag zur Beschlussfassung“. Der Text wird später in der Niederschrift als Vorschlagtext zur Beschlussfassung übernommen.
    Tipp: Im Verwaltungshandbuch für die Pastoralen Räume unter www.vfpr.de (Kennwort: 481SdG) finden Sie Formulierungsvorschläge für Beschlussfassungen, zum Beispiel der Bereiche ►Bau, ►Finanzen und ►Vollmachten – oder lassen Sie sich von Ihrer/Ihrem ADM des Gemeindeverbandes beraten.
  • den „Sachverhalt“, mit dem Sie die Kirchenvorstandsmitglieder über die Maßnahme informieren.
  • und ggf. „Auswirkungen auf den Haushalt“, als frühzeitige Information der Kirchenvorstandsmitglieder.

Sie speichern das Formular mit Klick auf das Bild „speichern“ oben links in der Menü-Leiste, im folgenden Schaubild mit einem roten Kreis gekennzeichnet:

Schaltfläche Speichern

Bitte vergeben Sie keinen Speichernamen und keinen Speicherort! Die hinterlegte Programmierung speichert das Formular im Ordner „Windows-OrdnerTOP-Eingang“.

Sie schließen das Formular mit Klick auf das kleine Kreuz oben rechts in der Menü-Leiste:

Schaltfläche Beenden

Erstellte Dokumente zu dem Tagesordnungspunkt (TOP) werden von der Programmierung gespeichert im Ordner „Windows-OrdnerTOP-Eingang“. Sie können dieses Dokument wie jedes andere Word Dokument zu jeder Zeit bearbeiten.

Erstellen Sie die Tops für die nächste Sitzung oder für spätere Sitzungen. Alle Dokumente werden im Ordner „Windows-OrdnerTOP-Eingang“ hinterlegt.

Tipp: Sie sind es gewohnt, einen Punkt „Verschiedenes“ in der Einladung aufzuführen? Sie können einen eigenen TOP mit dem Namen „Verschiedenes“ anlegen. Beachten Sie bitte, dass sich der Punkt „Verschiedenes“ nur für kleine Absprachen oder Informationen eignet. Punkte, über die Sie beraten und abstimmen, gelten nur als rechtmäßig eingeladen, wenn sie als eigener Punkt in der Einladung benannt sind.

Tipp: Wird ein Top im Gemeindeverband oder von einem anderen Kirchenvorstand vorbereitet, stellen Sie das Formular „Word-DokumentTop extern erstellen“ aus dem Ordner „Windows-OrdnerFormulare“ zur Verfügung. Dieses Formular wird nicht automatisch von der Programmierung gespeichert. Sie speichern den extern erstellten Top gemeinsam mit Ihren anderen Tops im Ordner „Windows-OrdnerTOP-Eingang“. Den Speichernamen des Tops vergeben Sie.

2. Einladung erstellen

Sie haben die TOPs für Ihre Sitzung vorbereitet? Zur Erstellung der Einladung öffnen Sie im Ordner„Windows-OrdnerFormulare“ mit Doppelklick der linken Maustaste das Formular „Word-DokumentEinladung Sitzung“. Es öffnet sich ein Eingabefenster:

Die Felder „Sitzungs-Nummer“ und das „Gremium“ sind Pflichteingaben, deshalb farblich hervorgehoben. Die Sitzungs-Nummer wird Ihnen in fortlaufender Folge vorgeschlagen. Das Gremium können Sie mit Hilfe des kleinen Pfeils rechts neben dem Eingabefeld wählen
Pfeil neben Auswahldialog 2014admin
  • Den „Sitzungsort“ wählen Sie ebenfalls mit Hilfe des kleinen Pfeils oder geben einen anderen Ort in das Eingabefeld ein.
  • Bitte geben Sie das „Sitzungsdatum“ ein (einschließlich der Jahreszahl, z. B. 2016), das in den Text der Einladung übernommen wird. Dies Feld ist ebenfalls eine Pflichteingabe.
  • „Briefdatum“ ist das Bearbeitungsdatum im Briefkopf der Einladung. Sie können das aktuelle, vorgeschlagene Datum übernehmen oder im Eingabefeld ändern.
    Tipp: Dies Datum aus dem Eingabefenster wird von der Programmierung in die Auszüge aus dem Sitzungsbuch übernommen, mit folgendem Wortlaut „Zur heutigen Sitzung des Kirchenvorstand wurden am … vom Vorsitzenden sämtliche Mitglieder unter Angabe der Tagesordnung einzeln schriftlich eingeladen.“ Werden Sie die Einladung z. B. erst einen Tag nach Erstellung der Einladung versenden, tragen Sie das entsprechende Datum ein.
  • Mit der Eintragung der Uhrzeiten teilen Sie in der Einladung den Zeitrahmen der Sitzung mit.
  • „Einladender“ unterschreibt die Einladung.
    Tipp: Gemäß § 11 Abs. 1 ►VVG lädt der Vorsitzende ein. Ist er verhindert (durch Urlaub oder Krankheit), lädt der erste stellvertretende Vorsitzende ein. Ist ein geschäftsführender Vorsitzender installiert, lädt dieser ein.
  • Der „Ansprechpartner“ wird oben in den Briefkopf der Einladung eingesetzt. Sie wählen ein Mitglied des Kirchenvorstands mit Hilfe des kleinen Pfeils rechts neben dem Eingabefenster oder geben einen Ansprechpartner direkt in das Eingabefeld ein.
  • In dem Fenster „TOPs“ wählen Sie mit der Schaltfläche „TOP hinzufügen“ jeweils die Tagesordnungspunkte, die in der kommenden Sitzung zur Beratung anstehen. Mit der Schaltfläche „TOP löschen“ können Sie einen Top aus der Liste entfernen. Sie verschieben die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte mit den Schaltflächen „TOP nach oben“ und „TOP nach unten“.

    Da die hinterlegte Programmierung zur Erstellung der Einladung mindestens einen TOP benötigt, ist auch dieses Eingabefeld farblich hinterlegt.

    Info: Die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte, die Sie in diesem Fenster festlegen, wird auch in dieser Reihenfolge in der Niederschrift übernommen. Änderungen zu der Tagesordnung, die Sie später in der Einladung vornehmen, werden nicht in die Niederschrift übernommen.

    Tipp: Im Fenster „TOPs“ werden Ihnen immer alle TOPs angezeigt, die im Ordner „TOP-Eingang“ gespeichert sind, auch die schon ausgewählten TOPs. Wählen Sie im ersten Schritt in alphabetischer Reihenfolge von oben nach unten die TOPs für Ihre kommende Sitzung. Im zweiten Schritt sortieren Sie die TOPs nach der vorgesehenen Beratungsfolge.

  • Möchten Sie für die nächste Sitzung einen Gast (bzw. Gäste) einladen? Sie klicken auf die Schaltfläche „Gast hinzufügen“. Im neuen Eingabefeld geben Sie den Namen des Gastes an. Falls Sie dem Gast eine Einladung zusenden möchten, füllen Sie auch Anschrift und/oder E-Mail Adresse aus. Für die Adressanrede oben im Adressfeld der Einladung geben Sie ein: „Frau“ oder „Herrn“. Die Anrede im Einladungsschreiben lautet z. B. „Sehr geehrte Frau Fröhlich“. Sie bestätigen die Eingaben zu ihrem Gast mit Klick auf die Schaltfläche „Ok“. Gern können Sie weitere Gäste hinzufügen.

    Tipp: Mit Einfügen der Gäste in dieses Fenster wird für jeden Gast eine schriftliche Einladung erstellt und die Programmierung fügt den Gast in der Niederschrift als Sitzungs-Teilnehmer hinzu. Regelmäßig teilnehmende PGR-Mitglieder, die bei Einrichtung des Sitzungsbuches in die Liste der Sitzungsteilnehmer aufgenommen wurden, werden von der Programmierung eingefügt.

Den Abschluss Ihrer Eingaben bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche „Einladung erstellen“, das Eingabefenster schließt sich. Das Einladungsschreiben ist generiert. Mit Klick auf „Abbrechen“ werden Ihre Eingaben nicht gespeichert, Sie können zu einem anderen Zeitpunkt die Einladung erstellen.

Tipp: Speichern Sie die Einladung zu diesem Zeitpunkt, bevor Sie in dem Seriendokument arbeiten. Sie speichern die Einladung in zwei Schritten:

  • Schritt 1: Sie schließen die Einladung mit Klick auf das kleine Kreuz oben rechts in der Menü-Leiste.

Schaltfläche Beenden

  • Schritt 2: Im neuen Fenster werden Sie gefragt „Einladung für Sitzung speichern?“. An dieser Stelle bestätigen Sie mit Klick auf „Ja“.
Die Einladung wird von der Programmierung im Ordner des laufenden Jahres, z. B. „Windows-Ordner2013“, im Unterordner „Windows-OrdnerKirchenvorstand-1“ (1 für die erste Sitzung im Jahr 2013) unter dem Namen „Word-DokumentEinladung Kirchenvorstand-1“ gespeichert:

Speicherort Einladung Kirchenvorstand

Info: Sobald Sie einen TOP in die Einladung zur Sitzung übernehmen, wird das Dokument zu diesem TOP aus dem Ordner „Windows-OrdnerTOP-Eingang“ verschoben in den Ordner der Sitzung, also in den Ordner des laufenden Jahres, z. B. „Windows-Ordner2013“, im Unterordner der Sitzung, z. B.   „Windows-OrdnerKirchenvorstand-1“ (für die 1. Kirchenvorstandssitzung des Jahres) in den Ordner „Windows-Ordnertops“.

Sie drucken bzw. versenden die Einladungen wie gewohnt als Seriendruck.

Sie können nun die Einladung erneut öffnen und bearbeiten. Bitte beachten Sie: Änderungen, die Sie nun vornehmen, werden nicht von der Programmierung in die Niederschrift übernommen.

Tipp: Falls Sie es gewohnt sind, können Sie die Tagesordnungspunkte an dieser Stelle mit „Unterüberschriften“ gliedern. Beraten Sie z. B. in dieser Sitzung mehrere Personalfälle, setzen Sie die Überschrift „Personal“.

Ein Beispiel für eine untergliederte Tagesordnung:

  1. Begrüßung und Formalia
    Feststellung der form- und fristgerechten Einladung und der Beschlussfähigkeit

Personal

  1. Erzieherin im Familienzentrum einstellen
  2. Küster weiterbeschäftigen

Bauen

  1. Parkettboden im Saal des Pfarrheims ausbessern
  2. Jugendraum gestalten.

Tipp: Sie erstellen die Einladung und möchten diese anschließend zum Bearbeiten einer anderen Person zur Verfügung stellen? Erstellen Sie ein Seriendokument und speichern dieses unter einem eigenen Namen ab, wie in den folgenden Schritten beschrieben:

  • Öffnen Sie die erstellte Einladung,
  • wählen Sie in der Registerkarte „Sendungen“ (oben in der Leiste)
  • und klicken in der neuen Menüleiste auf „Fertig stellen und zusammen führen“ (zweite von rechts).
  • Sie wählen „einzelne Dokumente bearbeiten“(, wählen „Alle“) und bestätigen mit „OK“. In Ihrem neuen Dokument werden nun alle Einladungen hintereinander aufgelistet.
  • Speichern Sie das neue Dokument mit einem anderen Speichernamen, im Ordner Ihrer Kirchenvorstandssitzung oder einem anderen Ordner. Sie können Ihr neues Dokument z. B. als Mail-Anlage versenden.

Mit Erstellen der TOPs und Versenden der Einladungen sind Ihre Vorbereitungen zur Kirchenvorstandsitzung abgeschlossen.

Info: Beim Versand der Einladungen per Mail wird das Briefgeheimnis nicht gewahrt und die fristgerechte Einladung nicht gewährleistet.

3. Niederschrift erstellen

Zu Beginn der Kirchenvorstandssitzung öffnen Sie mit Doppelklick der linken Maustaste das Formular „Word-DokumentNiederschrift“ im Ordner „Windows-OrdnerFormulare“.

3.1 Eingabefenster ausfüllen

Mit dem Öffnen des Formulars öffnet sich ein Eingabefenster. Sie geben ein:

  • die „Sitzungs-Nummer“ wird Ihnen fortlaufend vorgeschlagen. Die Nummer der Sitzung und das Gremium sind als Pflichteingaben farblich gekennzeichnet.
  • den Vorsitzenden, Schriftführer und die Unterzeichner der Niederschrift.
  • wer fehlt: Klicken Sie auf die Schaltfläche „entschuldigtes Mitglied hinzufügen “ und wählen das Mitglied mit Klick auf den Namen. Für ein weiteres fehlendes Mitglied wiederholen Sie die Eingabe. (Änderungen, die Sie zu den anwesenden Mitgliedern während der Sitzung nachträglich in der Niederschrift eintragen, werden nicht von der Programmierung in die Auszüge der Niederschrift übernommen. Sie können diese später ergänzen.)

Sie bestätigen die Eingaben mit „OK“, das Eingabefenster schließt sich.

Ihre Eingaben sind in die Niederschrift aufgenommen. Aus der Einladung und den einzelnen TOPs übernimmt die hinterlegte Programmierung das Thema der TOPs und Sachverhalte in die Niederschrift übernommen.

3.2 Beratungsergebnisse festhalten

Während der Beratung der einzelnen Tagesordnungspunkte ändern bzw. ergänzen Sie die „Beschluss“-Textvorschläge, die aus den TOPs übernommen wurden.

Sie haben den TOP zu Ende beraten und den Textvorschlag zum TOP ggf. ergänzt bzw. geändert? Klicken Sie nun auf die kleine graue Schaltfläche „TOP (2) abschließen“.

Schaltfläche Top abschließen

Es öffnet sich ein Eingabefenster:

  • Im oberen Teil des Fensters können Sie Ihren Beschlusstext lesen und überprüfen (Schritt 1).
  • Ist der Text der Beschlussfassung richtig, fahren Sie fort in der Bearbeitung mit Klick auf die Schaltfläche „Ja“ im unteren Teil des Fensters (Schritt 2).
    Tipp: Den Beschlusstext gut überdenken, er wird in den Auszug aus dem Sitzungsbuch übertragen.
  • Möchten Sie den Text des Beschlusses nochmals überarbeiten, gehen Sie zurück in den Text der Niederschrift mit Klick auf die Schaltfläche „Nein, bitte zurück zur Bearbeitung des TOPs“ (Schritt 3).

Sie sind einverstanden mit dem Text des Beschlusses und klicken auf „Ja“. Es öffnet sich das folgende Fenster:

Eingabefenster Top abschließen

  • Gab es eine Abstimmung? Das Ergebnis geben Sie im oberen Teil des Fensters ein: Bitte füllen Sie alle drei Felder aus, auch bei Null Stimmen bitte die Zahl 0 einsetzen. Die Programmierung vergleicht das Abstimmungsergebnis mit der Anzahl der anwesenden Kirchenvorstandsmitglieder und warnt Sie bei einer Unstimmigkeit.
  • Sie wählen aus, ob der Beschluss angenommen wurde, nicht angenommen, der TOP vielleicht vertagt ist oder nur zur Information vorgetragen wurde. Der Beschluss ist angenommen, wenn der Kirchenvorstand den Tagesordnungspunkt beschlossen hat und auch, wenn nur ein Teil des Tagesordnungspunktes beschlossen wurde. Der andere Teil kann erneut in einer anderen Sitzung beraten werden.
  • Wichtig ist jeweils auch die Angabe der Unterpunkte: Ist der TOP abgeschlossen, zum Teil abgeschlossen oder wird er dem Kirchenvorstand erneut vorgelegt? Beispiel für einen zum Teil abgeschlossenen TOP: Der Kirchenvorstand beschließt den Verkauf eines Objektes, über die Geldanlage des Verkaufserlöses wird in dieser Sitzung noch nicht entschieden.

Info: Tops, die nicht oder nur zum Teil abgeschlossen sind, werden kopiert und erneut im Ordner „Windows-OrdnerTOP-Eingang“ gespeichert, damit Sie diese bei einer der folgenden Einladungen zur Kirchenvorstandssitzung erneut als Tagesordnungspunkt auswählen können. Ist der TOP dagegen abgeschlossen, wird er nur noch im Ordner dieser Kirchenvorstandssitzung gespeichert.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“, werden die Informationen in der Niederschrift eingetragen. Klicken Sie auf das Eingabefeld „abbrechen“, können Sie den TOP zu einem späteren Zeitpunkt abschließen.

Info: Für abgeschlossene und zum Teil abgeschlossene TOPs erstellt die Programmierung einen Auszug aus dem Sitzungsbuch.

3.3 Niederschrift speichern

Am Ende der Sitzung speichern Sie das Formular „Word-DokumentNiederschrift“ mit Klick auf das Symbol „speichern“ oben links in der Menü-Leiste:

Schaltfläche Speichern

Die Niederschrift wird gespeichert im Ordner des laufenden Jahres, z. B. im Ordner „Windows-Ordner2013“, im Unterordner „Windows-OrdnerKirchenvorstand-1“ (1 ist die erste Sitzung im Jahr 2013) unter dem Namen „Word-DokumentNiederschrift Kirchenvorstand-1“. Einen ►Überblick über den Ordnerbaum finden Sie in der Arbeitshilfe am Ende dieses Dokuments.

Info: Mit dem Speichern der Niederschrift wird in den Dokumenten der TOPs, die Sie in dieser Sitzung beraten haben, im jeweiligen Kopf das Datum der Beratung mit dem Beratungsergebnis eingetragen. So kann man auch nach mehreren Beratungen zu einem TOP übersichtlich den Verlauf der Beratung nachvollziehen.

3.4 Niederschrift ausdrucken und unterschreiben

Sie drucken die Niederschrift und lassen sie vom Leiter der Sitzung und den zwei vorab bestimmten Kirchenvorstandsmitgliedern unterschreiben. Mit diesen Unterschriften werden die Beschlüsse rechtlich wirksam.

Der Leiter der Sitzung bestätigt zusätzlich mit seiner Unterschrift neben der Seitennummerierung auf jeder Seite die Vollständigkeit der Niederschrift (►Verwaltungsverordnung: Führung des Protokollbuches, KA 1993, Stück 8, Nr. 116). Nach dem Siegeln heften Sie die Niederschrift ab in Ihrem „Aktenordner Sitzungsbuch“.

Info: Die Programmierung nummeriert die Seiten aller Niederschriften eines Jahres fortlaufend. Im neuen Jahr ist die erste Seite der Niederschrift wieder „Seite 1“.

Tipp: Wer gewohnt ist, eine Anwesenheitsliste von allen Kirchenvorstandsmitgliedern unterschreiben zu lassen, kann am Ende der Sitzung diese Niederschrift als Anwesenheitsliste nutzen. (Eine Unterschrift jedes Anwesenden ist rechtlich nicht notwendig.)

4. Auszüge drucken, unterschreiben, siegeln und weiterleiten

Für Tagesordnungspunkte, die in der Sitzung abgeschlossen bzw. zum Teil abgeschlossen wurden, wird von der Programmierung automatisch ein Auszug aus dem Sitzungsbuch generiert. Er wird gespeichert im Ordner des laufenden Jahres, z. B. „Windows-Ordner2013“, im Unterordner „Windows-OrdnerAuszüge“. Der Speichername setzt sich zusammen aus der Kirchenvorstandssitzung und der Nummer des TOPs. Beispiel: TOP 2 aus der ersten Kirchenvorstandsitzung wird als Auszug aus dem Sitzungsbuch gespeichert mit dem Namen „Word-DokumentKirchenvorstand-1-2“.

Sie drucken die Auszüge, lassen den Wortlaut des Auszugs vom Vorsitzenden und den zwei vorab bestimmten Mitgliedern mit ihrer Unterschrift und mit dem Amtssiegel des Kirchenvorstands bestätigen.

Tipp: Gemäß der Geschäftsanweisung für die Verwaltung des kirchlichen Vermögens (VVG) wird vom Kirchenvorstand ein Kirchenvorstandssiegel geführt. (Bitte nicht verwechseln mit dem Pfarrsiegel.) Die Siegelführung obliegt sowohl dem Vorsitzenden als auch dem stellvertretenden Vorsitzenden. Das Siegel ist nach jedem Gebrauch unter Verschluss zu halten (Siegelordnung: KA 2006, Stück 8, Nr. 96 in Verbindung mit dem ►KA 2008, Stück 1, Nr. 9)

Tipp: Gemäß Artikel 5 der VVG können Kirchenvorstände zur Vorbereitung und Ausführung ihrer Beschlüsse Ausschüsse und Kuratorien bilden und diesen nach Maßgabe von Ermächtigungsbeschlüssen auch die Vertretung der Kirchengemeinde übertragen. Die Ausführungsbestimmungen finden Sie im ►KA 2013, Stück 12, Nr. 181.

5. Sitzung abschließen

Die Programmierung erstellt mit dem Abschluss der Niederschrift ein Anschreiben an den Gemeindeverband zur Versendung der entsprechenden Auszüge aus dem Sitzungsbuch. Das Anschreiben ist gespeichert im Ordner der Kirchenvorstandsitzung, z. B. im Ordner „Windows-OrdnerKirchenvorstand-1“ mit dem Speichernamen „Word-DokumentAnschreiben GV-1“ für die erste Sitzung des Jahres.

Tipp: Werden Beschlüsse vom Erzbischöflichen Generalvikariat kirchenaufsichtlich genehmigt, senden Sie bitte die Auszüge ebenfalls an den Gemeindeverband, der diese an das Erzbischöfliche Generalvikariat weiterleitet.

Tipp: Den „Aktenordner Sitzungsbuch“ bewahren Sie verschlossen im Pfarrbüro auf, nur für den Kirchenvorstand gut zugängig.

Im Anschluss an die Sitzung auf dem Weg nach Hause werfen Sie den Brief in den Postkasten.

Postkasten

Die Nachbereitung Ihrer Kirchenvorstandssitzung ist somit am Abend der Kirchenvorstandssitzung abgeschlossen.

Ihnen wünschen wir viel Erfolg und viel Freude mit dem digitalen Sitzungsbuch!

 

Aufbau des Ordners „ H1c Protokollbuch“

Der Ordner-Baum des digitalen Sitzungsbuches wird im Laufe der Vorbereitungen und Durchführungen der Sitzungen ergänzt. Die beiden folgenden Darstellungen geben Ihnen einen Überblick über die Veränderungen.

1. Ordner-Baum vor einer Kirchenvorstandssitzung

Sie haben eine CD oder eine Zip-Datei mit dem Ordner-Baum des digitalen Sitzungsbuches mit folgendem Aufbau erhalten:

Ordnerbaum vor erster Sitzung

2. Ordner-Baum nach der ersten Kirchenvorstandssitzung

Nach Durchführung der ersten Kirchenvorstandssitzung hat sich der Aufbau Ihres Ordner-Baums erweitert

  1. um den Ordner des laufenden Jahres, hier um den Ordner „Windows-Ordner2013“ mit seinen Unterordnern „Windows-Ordner Auszüge“ und dem Ordner für die erste Vorstandssitzung: „Windows-Ordner Kirchenvorstand-1“.
  2. Im Ordner z. B. der ersten Kirchenvorstandssitzung „ Kirchenvorstand-1“, finden Sie den Unterordner „Windows-Ordnertops“, das Anschreiben an den Gemeindeverband, die Datei aller Mitglieder des Kirchenvorstands (hinterlegt für die Programmierung), die Einladung zur Sitzung und die Niederschrift der jeweiligen Kirchenvorstandssitzung.

Ordnerbaum nach erster Sitzung

Ansprechpartner für Ihre Fragen:

Erzbischöfliches Generalvikariat, Abteilung IT

Herr Kriener, Tel. 05251 125-1779, E-Mail:
Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenvorstand - Protokoll, Kirchenvorstand - Arbeitsweise, Sitzungsbuch
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Anwenderbetreuung Kassen-/Sitzungsbuch (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Zielgruppen des Themas sind: Kirchenvorstand - Protokollant, Kirchenvorstand - Geschäftsführung
Dieser Eintrag wurde am 01.02.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

Ansprechpersonen